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Word

Wordの隠しコマンド!サンプル文書を作成する

サンプル文書を1秒で作成できる隠しコマンド

 みなさんこんにちは
今回は知っていると得をするかも!?しれないWordの小技をご紹介します。
Wordを使って文書を作成するときに意外にあるのが、
「文書の中身は何でもいいからちょっとした文書」が必要な時。

ビジネスシーンだと、上司から
「内容は何でもいいので、適当な文章の入ったサンプル文書を用意して」
とか言われることがあったりします。しかし、急に言われても困りますよね。
以前の文書を使い回すのはNGだったり、ましてや他の人の文書を勝手に使うことはもっとNGです。

そんな時に重宝するのが、今回ご紹介していく小技です。
操作もとっても簡単です!

サンプル文章入力用のコマンド =rand()

OA20160812_1

行頭に半角で「=rand()」と入力して改行するだけ!!

そうすれば、一瞬でサンプル文書が入力されます。

OA20160812_4

入力される文章はWordのバージョンによって異なります。
また、Web版のWord Onlineでは、英語のサンプル文章が入力されます。
ただし、Mac版のWord 2011では入力されないのでご注意ください。

パラメータを指定すれば100ページのサンプル文書も作成できる

 Windows版のWordでは、サンプル文章量も自分でいろいろ設定できます。

 =rand(段落数,1段落の文章数)

 たとえば、1段落が2個の文章から構成された3個の段落を作るなら、
「=rand(3,2)」と入力します。

必ず段落数と1段落の文章数の間に半角カンマを入れるのを忘れずに。

OA20160812_3

こうすれば、このようにサンプル文書の内容量も自分の匙加減でいくらでも変更できます。

OA20160812_2

今回ご紹介してきた機能は、 ライターなどの方にはけっこう知られた機能なのですが、 一般的なビジネスパーソンの方にはあまり知られていない様子。

ビジネス資料や企画書の作成では、demo文書やサンプル文書が必要になったり、レイアウト見本が必要になったりすることがあります。
そんなときに、この小技を知っていれば、企画や業務に支障のないサンプル文書を簡単に用意することができます。

サンプル文書が必要になったことがある方や、
面白いと思って頂いた方はぜひ一度、試してみてください。

この記事に関連する講座

Wordを正しく使いこなす!

詳しくはこちら


カテゴリー: Office Word ビジネス文書

Wordで名刺作成

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みなさんこんにちは。

名刺を簡単にWordで作成できることをご存じですか?
Wordの表の機能を活用すれば、一枚作成するだけで全てに反映させることができます。
今回はWordでの名刺作成方法をお伝え致します。

名刺の作成

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① 用紙を選択します。

Wordを起動した後、まず用紙を選択します。
※今回はA-ONEの51295の名刺用紙で作成致します。
 差し込み文書タブ⇒ラベルをクリックします。

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 オプションをクリックし、用紙を選択します。

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 新規文書をクリックする。

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 新規文書が作成されます。

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② 文字を入力する。

作成された表のセルに文字を入力します。

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 さらに文字のサイズ等を変更します。

③ 表のバランスを整える。

表のセルを選択し、表ツールタブ⇒レイアウト⇒両端揃え(中央)をクリックします。

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④ イラストやロゴなどを挿入する。

挿入タブ⇒画像もしくはオンライン画僧をクリックし、画像を挿入する。

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作成できましたら、折り返しを設定し配置を整えます。(今回は前面にしています。)

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⑤ コピー&ペーストをし、すべてのセルに反映させる。

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技術的には複雑なことはしてないです。用紙を選択し、1つ作成し、コピー&ペースト。
体裁をきっちりと整えることがポイントになってきます。

みなさんも是非試してみてください!


カテゴリー: Office Word

手軽にフォントサイズを変更

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普段Wordで文章を作成する際、フォント(文字)のサイズを変更していると思います。
皆さんはどんな方法でサイズを変更しているでしょうか?

ほとんどの方がリボン(メニュー)のフォントサイズのボタンをクリックして変更しているのではないでしょうか?

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しかし、キー操作だけでもフォントのサイズを変更することができるのです。

手順ですが
まず、大きくしたい文字を範囲指定してください。
次に「Ctrl」+「Shift」+「>」を押します。

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いかがでしょうか?
文字のサイズが大きくなったと思います。

 
では、もう一度「Ctrl」+「Shift」+「>」を押してみてください。
さらに大きくなったと思います。
このように押す度にどんどん大きくなっていくのです。

 
逆に小さくしたい時は
Ctrl」+「Shift」+「<」を押してみてください。

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こちらも押す度にどんどん小さくなっていくと思います。

 
わざわざリボンの所までカーソルを持っていかなくてもサイズが変更できるので
これで作業をより効率化できますね。

宜しければ使ってみてください。


カテゴリー: Office Word

図形機能で簡単!Wordの文書に地図をプラスしよう

Photo: Some rights reserved by IndyDina with Mr. Wonderful, flicker photo credit: IndyDina with Mr. Wonderful via photopin cc

案内状やチラシなどに地図があると、一段とわかりやすくなります。Wordの図形描画機能から、地図を作るのに役立つポイントをいくつか絞ってご紹介します。コツを掴めば簡単な操作で地図を作成できます。

図形をまとめて扱うのに便利な「描画キャンバス」

地図のように複数の図形を組み合わせて一つの図とする場合、描画キャンバスを使うと便利です。枠線をドラッグしてキャンバス内の図形をまとめて移動できるので、地図全体を楽に移動できます。また地図全体のサイズをまとめて変更できる点も重宝します

【完成図】
完成図

描画キャンバスを作成するには、「挿入」タブの「図形」をクリックし、一番下に表示される「新しい描画キャンバス」を選択します。地図の作成にあたって、まずは新しいキャンバスを用意しましょう。

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図形の描画と書式の設定

1 道路や線路は線をアレンジ

まずは、道路を表す線を描く際のポイントです。図形の挿入は、「挿入」タブの「図形」からも行えますが、下の図では描画キャンバス選択時に表示される「書式」タブを使っています。図形に関する機能が集められたタブで、より効率的に描画や編集が可能です。「図形」をクリックして「直線」を選び、ドラッグすると直線を描けます。Shiftキーを押しながらドラッグすると、水平から45度刻みの直線を簡単に描くことができて便利です。

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線を選択した状態で「図形の枠線」ボタンをクリックすれば、線の色や太さ等を変更できます。

道路の幅に線の太さを対応させれば、わかりやすい地図になります。「図形の枠線」ボタンをクリックして「太さ」から線の太さを選びましょう。選択肢にない太さの線にするには、「その他の線」を選び、画面右側に表示される「図の書式設定」ウィンドウの「幅」で指定します。太い道路はこうして設定しましょう。

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【太い道路の場合】
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線を組み合わせて道路を作っていきます。同じ向きの線をコピー&ペーストし、幅を整えると作業が効率的です。線の選択時に両端に表示されるハンドルをドラッグして長さや傾き変え、よりわかりやすいものにしていきます。
目印として利用されることの多い線路を示すには、点線が便利です。「図形の枠線」ボタンをクリックして「実線/点線」から点線の種類を選ぶだけで簡単に設定できます。図は破線を選び、線の色を黒にした状態です。

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2 四角や丸で目印を作成

四角や丸などの図形も、描画方法は直線の場合と同じです。図形を選んでドラッグして描画します。

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枠線の色や太さの設定も線の場合と同じですので、こちらも調節して見栄えを整えましょう。塗りつぶしの色を変えるには、図形を選択した状態で「図形の塗りつぶし」ボタンをクリックして色を選びます。

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こちらの場合もコピー&ペーストで図形を増やすと枠線などの設定の手間が省けます。ドラッグでの移動、四隅のハンドルをドラッグしてのサイズ変更が可能ですので、大きさや配置を調節して目印を配置していきましょう。図の斜めの道に沿いにある四角のように角度を変えるには、図形選択時に上部に表示される丸いハンドルをドラッグします。

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目的地のみ色を変える、四角と丸を組み合わせて信号を表すなどすると、よりわかりやすい地図になります。

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テキストの挿入は配置の自由度がポイント

目印の図形に文字を入れるには、図形を右クリックして「テキストの追加」を選択、文字を入力するのがもっとも簡単な方法です。
ただし地図のように小さなスペースに文字を入れていく場合、図形に直接文字を入れた場合に生じる枠線と文字の隙間が邪魔になることも多々あります。そんな時は別のテキストボックスを図形の上に重ねるとより自在にテキストを配置できます。「書式」または「挿入」タブの「テキストボックス」ボタンをクリックし、描画したいテキストボックスを選択、ドラッグしてテキストボックスを作りましょう。

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図形の場合と同様の操作で枠線、塗りつぶしの色をともに「なし」に設定したら、図形の上に重ねて配置しましょう。図形が小さい場合は、図形外に文字を配置できるのもテキストボックスの便利な点です。

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完成図

このように単純な機能の組み合わせるだけで、十分に見やすい地図を作成できました。

最後に、描画キャンバスと中の図形のサイズをまとめて変えるには、枠線を右クリックして「描画のサイズ変更」を選択してからサイズ変更ハンドルをドラッグすれば、地図全体を好きな大きさに変更できます。

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このように、キャンパスごとサイズ変更が可能で、扱いやすい地図が作成できますので、文書の完成度を高める手法の一つとして活用してみてはいかがでしょうか。

 

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資料も議事録も簡単スピードアップ! Wordで長文作成の3つのコツ

【12-1】資料も議事録も簡単スピードアップ! Wordで長文作成の3つのコツ_画像

編集したい箇所が探しにくい、目次がないと不便など、ページ数が多い文書の作成には独特の面倒さがあります。そんな面倒を簡単に片づける機能を知っているかいないかで、作業にかかる時間は大きく違ってきます。ページ数の多い文書の作成がグッと楽になるWordのコツを紹介しましょう。

階層分けで楽勝! Wordの役立ち機能をチェック

長文作成の肝となるのは、文字列を階層に分類できる「アウトラインレベル」機能です。設定したレベルを使えば、章単位や見出し単位での表示の切り替え、順序の入れ替え、目次の自動抽出といったことが可能です。レベル設定を中心に、長文作成におすすめの機能を見ていきましょう。

1 長文作成に最適なアウトライン表示を使おう

文字列にアウトラインレベルを設定するには「アウトライン表示」(「表示」タブの→「文書の表示」グループ→「アウトライン」をクリック)が便利です。「アウトライン」タブの左側には、現在の設定レベルとレベルを上下するためのボタンが配置されています。

実際にボタンを使い、レベルを下げてみましょう。図の2行目にカーソルを合わせて、「アウトライン」タブの「レベル下げ」ボタン(適用レベルの横にある「→」ボタン)をクリックします。「レベル1」が「レベル2」に変わるに伴い、文字のサイズと配置位置もレベルダウンします。

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この機能を使って、タイトル、見出し、小見出しなどの段階に合わせてレベルを設定すれば、文章の構成が一目でわかるようになります。

なお、本文部分には専用のレベルがあり、表示されているアウトラインレベルをクリックし、「本文」を選択すれば適用できます。
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文書内のすべての文字列にレベルを設定してみると、階層に分類されたことがよりわかりやすくなりました。
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こうしてレベルを設定した文字列は、行頭に表示されている+マークをダブルクリックするか、「アウトライン」タブの「レベルの表示」で表示レベルを選択すると、階層単位で表示、非表示を切り替えできます。

例えば次の図は、レベル3以下を非表示にした状態です。各章にどのような見出しがあるかが簡単に把握できる上、修正が必要な箇所だけを表示して素早く直すことができます。また、+マークをドラッグして移動すると、その下位のレベルに含まれる文字列もまとめて移動できるため、見出し1と見出し2の順序を内容も含めて入れ替えるといった編集がすぐできます。
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2 目次は自動で抽出できる

1のようにレベルを設定しておけば、面倒な目次作成もあっという間にできるようになります。「参考資料」タブの「目次」から「ユーザー設定の目次」(Word2010では、「目次の挿入」)を選択して図の画面を開いてみましょう。ポイントは一番下の「アウトラインレベル」です。
例えば前出の図で、「章タイトル」と「見出し」を目次として書き出したいなら、「見出し」のレベルである「アウトラインレベル2」を指定します。こうしてレベルを指定するだけで、対応する内容を自動で抽出してくれます。
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3 オマケの便利機能 付箋紙感覚でコメントを使う

長文の編集をしていると、気になった箇所、後から考えたい箇所などが出てきます。そうした箇所にコメントを付けておくと、後々作業がしやすくなります。対象の文字を選択し、「校閲」タブの「コメントの挿入」をクリックし、内容を入力しておきましょう。

挿入したコメントは、アウトライン表示では「変更履歴ウィンドウ」で、印刷レイアウト表示では余白の部分で確認できます。また「校閲」タブ内のボタンを使い、表示のオフや削除も可能です。

(アウトライン表示)
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(印刷レイアウト表示)
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アウトライン機能で企画もスピードアップ

ページ数の多い文書でも全体の構造が把握しやすいアウトライン表示は、文書の企画の時点から役立ちます。大まかな章立てをメモするところからぜひ利用しましょう。章の案を出し、必要な内容を見出しとして追加…とやっているうちに、文書のベースもでき上がり一石二鳥です。

 

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