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ビジネス文書

PrintScreenとSnippingToolで画面キャプチャ

ブログなどを作成する際に、よく画面キャプチャが必要になります。
また、実務でも手順書や報告書などビジネス文書作成のシーンでも、画面キャプチャは必要になることが多いものです。

一般的には「Print Screen」…でも使いにくい。

一般的に知られている「PrintScreen(画面全体)」や「Alt+PrintScreen(アクティブエリア)」などの方法ですと、右クリックメニューはキャプチャを撮る際に消えてしまいます…。

Windows標準機能「Snipping Tool」

そこで今回ご紹介するのは、「Snipping Tool」という便利なツールです!

2016OA_01

結構知らない方も多いのではないかと思います。
ちなみに、Snipping ToolのSnipとは、「(ハサミなどで)ちょん切る」という意味です。
起動方法はお使いのOSにより多少違いはありますが、
基本的にはスタートメニューから検索をかけて頂くか、よく使われるかもという方は、起動用のショートカットを作成することをお勧めします。

「Snipping Tool」の使い方

Snipping Toolでキャプチャを取るには、「新規作成」ボタンをクリックします。
すると、以下のように画面全体に霧がかかったような状態の「切り取りモード」になります。

2016OA_02

この状態で、切り取りを行いたい部分をドラッグ&ドロップで選択します。

2016OA_03

実際に切り取った画像がこちらです。

2016OA_04

右クリックメニューなどをキャプチャしたいとき

さて、問題の右クリックメニューなどをキャプチャしたいときの操作手順ですが、まずはSnipping Toolを起動して、「新規作成」ボタンを押します。ここまでは先程と同じです。

2016OA_05

ここで一旦「Esc(エスケープ)」ボタンを押します。
すると、キャンセルボタンが無効状態になったまま一旦霧が晴れたような状態になります。
ここで、対象を右クリックして「右クリックメニュー」を表示させます。
うっすらと右クリックメニューが表示されていますね
この状態で「Ctrl+PrintScreen」キーを押します。

2016OA_06

そうすると、切り取りモード状態になるので、切り取りたい箇所をドラッグ&ドロップで選択します。
右クリックメニューを表示させたまま、キャプチャを撮ることができました。

     2016OA_07

みなさんも、部分的に切り抜いた画面をキャプチャしたいときや、右クリックメニューをキャプチャしたいときは「Snipping Tool」を活用してみてください!

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操作効率UPで生産性を高める!

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【Excel】縦横の合計をワンクリックで求める

ビジネスで欠かせなくなったExcelスキル。
日々あらゆるデータを作成する中で、効率的にすばやく処理ができれば、
業務効率も上がり、「脱!残業」につながりますよ!

今回はよくある表作成の中で、縦横の合計をすばやく求める小技をご紹介します。

このような表があれば、通常は1つのセルに数式を使って結果を表示し、
オートフィルで他のセルへコピーします。
列と行にそれぞれ同様の作業が必要になります。

少し面倒ですよね・・・。

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【実践】縦横の合計を一気に計算する

①結果を求めたいデータと合計欄を併せて範囲選択します。

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②Σ(合計ボタン/オートSUMボタン)をクリックします。

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※Σ(合計ボタン/オートSUMボタン)は[ホーム]タブ⇒[編集]にあります。

合計欄を一気に求めることが出来ました!

20160717_14

また、「平均」を求めたい場合は、
Σ(合計ボタン/オートSUMボタン)の▼から[平均]を選択します。

20160717_15

この方法を使用すれば、1度で必要な箇所に全て数式が入力されるので、
手順が少なくてすみます。

みなさんも是非試してみてください!

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よりスピーディーにわかりやすく作成するExcelテクニック!

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Wordの隠しコマンド!サンプル文書を作成する

サンプル文書を1秒で作成できる隠しコマンド

 みなさんこんにちは
今回は知っていると得をするかも!?しれないWordの小技をご紹介します。
Wordを使って文書を作成するときに意外にあるのが、
「文書の中身は何でもいいからちょっとした文書」が必要な時。

ビジネスシーンだと、上司から
「内容は何でもいいので、適当な文章の入ったサンプル文書を用意して」
とか言われることがあったりします。しかし、急に言われても困りますよね。
以前の文書を使い回すのはNGだったり、ましてや他の人の文書を勝手に使うことはもっとNGです。

そんな時に重宝するのが、今回ご紹介していく小技です。
操作もとっても簡単です!

サンプル文章入力用のコマンド =rand()

OA20160812_1

行頭に半角で「=rand()」と入力して改行するだけ!!

そうすれば、一瞬でサンプル文書が入力されます。

OA20160812_4

入力される文章はWordのバージョンによって異なります。
また、Web版のWord Onlineでは、英語のサンプル文章が入力されます。
ただし、Mac版のWord 2011では入力されないのでご注意ください。

パラメータを指定すれば100ページのサンプル文書も作成できる

 Windows版のWordでは、サンプル文章量も自分でいろいろ設定できます。

 =rand(段落数,1段落の文章数)

 たとえば、1段落が2個の文章から構成された3個の段落を作るなら、
「=rand(3,2)」と入力します。

必ず段落数と1段落の文章数の間に半角カンマを入れるのを忘れずに。

OA20160812_3

こうすれば、このようにサンプル文書の内容量も自分の匙加減でいくらでも変更できます。

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今回ご紹介してきた機能は、 ライターなどの方にはけっこう知られた機能なのですが、 一般的なビジネスパーソンの方にはあまり知られていない様子。

ビジネス資料や企画書の作成では、demo文書やサンプル文書が必要になったり、レイアウト見本が必要になったりすることがあります。
そんなときに、この小技を知っていれば、企画や業務に支障のないサンプル文書を簡単に用意することができます。

サンプル文書が必要になったことがある方や、
面白いと思って頂いた方はぜひ一度、試してみてください。

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Wordを正しく使いこなす!

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これさえ押さえれば大丈夫! ビジネス文書作成の極意

【11-2】これさえ押さえれば大丈夫_ビジネス文書作成の極意

ビジネス文書作成の極意…それは、「常識」を養うことです。就職や転職試験で、どんなにExcel関数に詳しくても、プログラム言語に詳しくても、常識がないと判断されてしまったら、不採用の可能性が高くなります。

ビジネス文書では、簡潔に伝えたいことを表現し、論理的に書く、ということがとても重要ですが、同じくらい常識も大切なのです。そこで、ビジネス文書の常識の中でも、基本中の基本をご紹介します。

挨拶は基本中の基本!

ビジネス文書では、挨拶が基本中の基本です。手紙の様式では必ず挨拶から書き始めますが、ビジネス文書でもそれにならいましょう。例えば、このような感じです。

(ビジネス文書の例)

拝啓、ますます貴社ご隆盛のこととお喜び申し上げます。

さて、この度は、●●の件でご連絡を頂き、誠に有難うございます。つきましては、……。

敬具

最初の1行目が挨拶文です。挨拶文には、その時々の季節に合わせた「時候(じこう)の挨拶」というものがあるのをご存じですか?就職・転職試験の一般常識問題でよく問われます。次の通りです。

(時候の挨拶の例)
・1月……厳寒の候、初春の候、など  ・7月……猛暑の候、盛夏の候、など
・2月……余寒の候、向春の候、など  ・8月……残暑の候、残夏の候、など
・3月……春寒の候、早春の候、など  ・9月……秋雨の候、初秋の候、など
・4月……春暖の候、陽春の候、など  ・10月……秋冷の候、仲秋の候、など
・5月……新緑の候、立夏の候、など  ・11月……紅葉の候、晩秋の候、など
・6月……梅雨の候、初夏の候、など  ・12月……師走の候、初冬の候、など

敬語も基本中の基本!

敬語も常識の1つです。敬語については、文化庁のHPによくまとまっていますので、そちらをご紹介します。
文化庁HP「敬語おもしろ相談室」
http://www.bunka.go.jp/kokugo_nihongo/keigo/index.html
また、敬語ではありませが、「クッション言葉」についてもご紹介します。例えば、相手に依頼や断りを入れる際に、雰囲気を柔らかくしたり、配慮や気遣いの意を示す言葉・文言のことです。こうした言い回しは、ビジネス文書の中で頻繁に使われているのです。

(クッション言葉の例)
・恐れ入りますが、……
・お手数をおかけしますが、……
・あいにく、……
・お気持ちはありがたいのですが、……

常識度をチェックしましょう!

就職活動を控えているけれど、あるいは、転職を考えているけれど、自分には常識があるのだろうか…?と不安な方、まずは常識度をチェックしてみませんか?そんなときにおススメしたいのが、「語彙・読解力検定」のHPです。
語彙・読解力検定HP
http://www.goi-dokkai.jp/
同検定は、ベネッセコーポレーションと朝日新聞が共同で実施している、次のような試験です。

>『語彙・読解力検定』は、「幅広い語彙の知識」とともに「語彙の正確な運用力」「読解基礎力」も含めた、総合的なことばの力を測定。 社会の動きそのものを活字化したといえる「新聞」を中心的な素材として採用することで、 単なる網羅的な知識量測定にとどまらない、「社会生活の中で実践的に役立つことばの力」の測定を狙いとしています。(語彙・読解力検定HPから引用)

同検定HPのコンテンツ「出題内容」に、準1級~3級の出題例が掲載されています。また、同じくコンテンツ「級と測定範囲」に、1級~3級の各レベルと合格基準が掲載されています。

まずは出題例を解き、正答状況をチェックすれば、自分がどのくらいのレベルであるのかある程度診断できるでしょう。結果は自分の常識度を測る1つの指標として、参考になるのではないでしょうか。

 

出典:
語彙・読解力検定HP
http://www.goi-dokkai.jp/

 

photo credit: RLHyde via photopin cc


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Excel 数式なしで計算結果を確認する!

みなさん、こんにちは。

本日はExcelのちょっとした機能をご紹介していきます。
本当にちょっとした機能ですが、意外とご存じない方が多い機能です。

皆さんはExcelを使用していて、
わざわざ計算する程でもないけれど「合計」や「平均」が見たい…。
ということはありませんか?

実は数式を作らなくても、とても簡単に確認できる機能があります!

今回ご紹介する機能は、Excelの初期設定で用意されているので、特に何かを設定する必要はありません。

値を知りたい範囲を選択するだけ「オートカルク」

「合計」などを知りたい範囲を選択し、画面下部のステータスバーを確認してください。


「合計」「平均」「データの個数」が表示されています。
これは、「オートカルク」という機能です。

表示する値を変更する

Excelの初期設定では、「合計」「平均」「データの個数」が表示されますが、自分がよく確認する値を設定しておくことも可能です。
ステータスバー上で右クリックし、メニューから表示する値を設定変更します。 20160729_02

範囲選択した際に表示されるデータに選択した値が追加されます

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また、表示必要のない値は、クリックしてチェックは外せば、表示されなくなります。

ちょっと値を見たいだけでも、わざわざ計算式を入力していたという方、今後は是非、この方法を活用してみてくださいね。

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自信を持って、「Excel使えます」と言えるように…!

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新規Mac購入者は無料に! iWorkを使ってみよう

新規Mac購入者は無料に!iWorkを使ってみよう

昨年の10月末から、新規MacとiOSデバイス購入者への「iWork」の無料提供が開始されました。無料提供後に出荷されたMacには、最初からバンドルされています。またiOS 7用のiWorkは、2013年9月1日以降にアクティベートされたiOS 7搭載端末ならApp Storeから無料でダウンロード可能です。より身近になったApple製ビジネスアプリケーションをこの機会に使ってみてはいかがでしょうか?

iWorkを構成する3つのアプリ

iWorkには「Pages」「Keynote」「Numbers」の3つのアプリケーションが含まれています。

1 ビジネス文書もおまかせの文書作成アプリ「Pages」

「Pages」は高度なレイアウト機能を持つ文書作成アプリケーションで、シンプルなビジネス文書はもちろん、テキストボックスや画像を組み合わせ、凝ったレイアウトの文書も簡単に作成できます。

Appleらしい洗練されたデザインのテンプレートが用意されているのも魅力です。なお、多くのワープロソフトと異なり、縦書きには対応していませんのでその点は注意が必要です。
1.Pages
Pages

2 カリスマも愛用のプレゼンツール「Keynote」

あのスティーブ・ジョブズも愛用していたという「Keynote」は、プレゼンテーションを作るためのアプリケーションです。センスのよいデザインはもちろん、スライドに動きを付けるためのアニメーションの多彩さは一見の価値があります。ムービーや画像の挿入機能、スライドショーの自動再生に対応する機能など、高度なスライドショーの作成が可能なアプリケーションとなっています。
2.Keynote
Keynote

3 単なる表計算ソフトではないのが「Numbers」

最後の一つ「Numbers」は、Officeなどのビジネスソフトを使い慣れている人にもぜひ試してみてほしい、とても特徴のあるソフトです。

充実した計算機能を持つため、表計算ソフトとしてくくられることもありますが、一般的な表計算ソフトとは違い、シートはマス目状ではありません。ベースとなるスプレッドシートは白紙で、その上に表や画像、テキストボックスなどを挿入・配置することで、表計算ソフトの常識を超えたレイアウトの自在さを実現している点が最大の特徴です。従来の表計算ソフトではできなかった、列幅の異なる2つの表を上下に並べるといったことも難なくできます。

もちろんレイアウト面だけでなく、数多くの関数に対応するなど表計算ソフトとしても十分な機能を有しています。またセルを選択するだけで計算結果が表示されるクイック計算機能、データのソートやフィルタなど、情報の分析に役立つ機能も備わっています。
3.Numbers
Numbers

画面構成と基本操作

iWorkのアプリケーションは共通したインターフェイスとなっていて、メニュー、ツールバー、インスペクタを使って機能を実行します。聞きなれない「インスペクタ」とは、画面の右側に表示されるサイドウィンドウのようなもので、選択している対象に応じて内容が変化します。選択中の対象に対して実行可能な機能だけが表示されるため、機能の所在が把握しやすく、より素早い操作が可能となっています。視認性の高いボタンで、関連する機能がまとまって表示されるので、パソコンの操作に不慣れな人でも使いやすくなっています。

一方旧来より馴染んできたメニューバー、ツールバーも健在で、インスペクタに表示されるほとんどの機能はメニューからも実行できます。ビジネス系のアプリケーションを使い慣れている人は、メニューの方が使いやすい場合も多いでしょう。好みに応じて使い分けるとより効率的です。
4.インターフェイス

百聞は一見に如かず!まずは触ってみよう

購入時にOfficeがバンドルされていることの多いWindowsパソコンと異なり、ビジネス系のアプリケーションは別途購入が必須だったMacにとって、無料でのiWork提供はまさに朗報です。Appleのアプリケーションらしく、直観的にわかりやすいインターフェイスはとても馴染みやすいので、ぜひ一度起動してみてはいかがでしょう?使い勝手の良さをきっと実感できるはずです。

 

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資料も議事録も簡単スピードアップ! Wordで長文作成の3つのコツ

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編集したい箇所が探しにくい、目次がないと不便など、ページ数が多い文書の作成には独特の面倒さがあります。そんな面倒を簡単に片づける機能を知っているかいないかで、作業にかかる時間は大きく違ってきます。ページ数の多い文書の作成がグッと楽になるWordのコツを紹介しましょう。

階層分けで楽勝! Wordの役立ち機能をチェック

長文作成の肝となるのは、文字列を階層に分類できる「アウトラインレベル」機能です。設定したレベルを使えば、章単位や見出し単位での表示の切り替え、順序の入れ替え、目次の自動抽出といったことが可能です。レベル設定を中心に、長文作成におすすめの機能を見ていきましょう。

1 長文作成に最適なアウトライン表示を使おう

文字列にアウトラインレベルを設定するには「アウトライン表示」(「表示」タブの→「文書の表示」グループ→「アウトライン」をクリック)が便利です。「アウトライン」タブの左側には、現在の設定レベルとレベルを上下するためのボタンが配置されています。

実際にボタンを使い、レベルを下げてみましょう。図の2行目にカーソルを合わせて、「アウトライン」タブの「レベル下げ」ボタン(適用レベルの横にある「→」ボタン)をクリックします。「レベル1」が「レベル2」に変わるに伴い、文字のサイズと配置位置もレベルダウンします。

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この機能を使って、タイトル、見出し、小見出しなどの段階に合わせてレベルを設定すれば、文章の構成が一目でわかるようになります。

なお、本文部分には専用のレベルがあり、表示されているアウトラインレベルをクリックし、「本文」を選択すれば適用できます。
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文書内のすべての文字列にレベルを設定してみると、階層に分類されたことがよりわかりやすくなりました。
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こうしてレベルを設定した文字列は、行頭に表示されている+マークをダブルクリックするか、「アウトライン」タブの「レベルの表示」で表示レベルを選択すると、階層単位で表示、非表示を切り替えできます。

例えば次の図は、レベル3以下を非表示にした状態です。各章にどのような見出しがあるかが簡単に把握できる上、修正が必要な箇所だけを表示して素早く直すことができます。また、+マークをドラッグして移動すると、その下位のレベルに含まれる文字列もまとめて移動できるため、見出し1と見出し2の順序を内容も含めて入れ替えるといった編集がすぐできます。
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2 目次は自動で抽出できる

1のようにレベルを設定しておけば、面倒な目次作成もあっという間にできるようになります。「参考資料」タブの「目次」から「ユーザー設定の目次」(Word2010では、「目次の挿入」)を選択して図の画面を開いてみましょう。ポイントは一番下の「アウトラインレベル」です。
例えば前出の図で、「章タイトル」と「見出し」を目次として書き出したいなら、「見出し」のレベルである「アウトラインレベル2」を指定します。こうしてレベルを指定するだけで、対応する内容を自動で抽出してくれます。
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3 オマケの便利機能 付箋紙感覚でコメントを使う

長文の編集をしていると、気になった箇所、後から考えたい箇所などが出てきます。そうした箇所にコメントを付けておくと、後々作業がしやすくなります。対象の文字を選択し、「校閲」タブの「コメントの挿入」をクリックし、内容を入力しておきましょう。

挿入したコメントは、アウトライン表示では「変更履歴ウィンドウ」で、印刷レイアウト表示では余白の部分で確認できます。また「校閲」タブ内のボタンを使い、表示のオフや削除も可能です。

(アウトライン表示)
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(印刷レイアウト表示)
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アウトライン機能で企画もスピードアップ

ページ数の多い文書でも全体の構造が把握しやすいアウトライン表示は、文書の企画の時点から役立ちます。大まかな章立てをメモするところからぜひ利用しましょう。章の案を出し、必要な内容を見出しとして追加…とやっているうちに、文書のベースもでき上がり一石二鳥です。

 

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