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【Excel】セル内のデータを分割する(関数)

今回は住所から都道府県を取り出すときに、関数を使って処理する方法をご紹介します。

この作業で使用する関数は以下の関数です。

IF関数・・・条件によって結果を分ける関数

MID関数・・○文字目のところから○文字分取り出す関数

LEFT関数・・先頭(左端)から数えて○文字分取り出す関数

今回は上記の関数をいろいろ組み合わせて式を作ります。

※複数の関数を組み合わせて式を作ることを「ネスト」といいます。

住所から都道府県を取り出す

上の表データには

「兵庫県」「奈良県」「熊本県」「福岡県」「和歌山県」「大阪府」「京都府」「神奈川県」

以上、8つの都道府県名が入っています。

ネックは3文字の件と4文字の件が混ざっているところです。

全て3文字の都道府県であればLEFT関数を使って

「B3のセルのデータを左端(先頭)から3文字ぶん取り出す」という式で良いのですが、

これだと、「和歌山県」「神奈川県」のような4文字の県が出てくると、対応しきれません。

式を考える

まずは、どんな式にすれば良いかを考えます。

都道府県名は基本的に3文字のものが多いです。

47都道府県の内、4文字の県は「神奈川県」「和歌山県」「鹿児島県」の3つのみ。

3つとも最後の文字が「県」で終わっていますね。

ここがポイントです。

「もし、住所の4文字目が「県」なら先頭から4文字分を取り出す。そうでなければ3文字分を取り出す」        

という考え方でうまくいきそうですね。

関数を挿入する

では、早速セルC3に関数を挿入します。

今回は答えを2通りに分けないといけないので、最初に使用する関数はIF関数です。

IF関数は【論理式】【真の場合】【偽の場合】の3つの引数からなっています。

考え方としては下の図の通りです。

論理式とは「真の場合」の答えを返す場合の条件に当たるものです。

今回の論理式の考え方としては「住所の4文字目が「県」と等しければ・・・」と考えます。

ここで必要なのがMID関数です。

IF関数の第一引数である論理式のところにMID関数をネストします。

※ネストをする場合は関数ボックスの右側の▼ボタンをクリックします。

※でてきた一覧に使いたい関数がない場合は「その他の関数」から探してください。

MID関数の引数を設定します

【文字列】セルB3のデータの
【開始位置】4文字目から
【文字数】1文字分取り出す ⇒結果【神】

ここまでできたら数式バーのIFのところをクリックして、IF関数の引数ダイアログボックスに戻ります。

IF関数の引数ダイアログボックスの論理式のMID関数に続けて「=”県”」と入力します。

論理式が出来上がれば、次は真の場合と偽の場合の値を入れていきます。

今回は、ここにも関数をネストします。

ここでネストをするのはLEFT関数です。

下図のように真の場合と偽の場合のそれぞれにLEFT関数をネストします。

【真の場合】はセルB3の先頭から4文字分取り出す。

【偽の場合】はセルB3の先頭から3文字分取り出す。という意味になります。

今回は論理式の結果がFALSEなので偽の場合の「兵庫県」となっていますね。

ここまできたら、「OKボタン」をクリックします。

後はセルC3の関数をオートフィルすれば完成です。

 

住所から都道府県を取り出す方法は他にもいくつかありますが、今回は一番簡単な方法で説明してみました。

関数は組み合わせることによって、とても便利に使えますので、色々試してみてくださいね。

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