一般事務とは？仕事内容から適性・役立つ資格・スキルまで徹底解説！- パソコンスクール・パソコン教室なら個別指導のKENスクール

• 一般事務の仕事内容
• 営業事務・総務事務との違い
• 一般事務の適性
• 一般事務に役立つ資格・スキル
• 一般事務の働き方
• 一般事務のキャリアパス
• 一般事務の平均年収は
• 一般事務におすすめの講座

1.電話・メール・来客対応

一般事務では、自分宛だけでなく部署や会社の共通電話・メールへの対応を行う場合もあります。担当者に取次を行うため、社内でのコミュニケーションが必要になります。また来客時には、お客様を待合スペースに通したり、お茶を出したりといった業務を行います。

2.データ収集・入力

主にExcel等のツールを用い、顧客情報や部署の売上データなどを入力していきます。場合に応じて、データや資料の情報収集を行うことや、社内フォーマットを使って必要な情報を入力することもあります。また見積書や請求書など、書類整理も業務のひとつです。

3.ファイリング

資料や書類がたまってきたら、分かりやすいようにファイリングして分類していきます。保管期限が定められているものに関しては、ラベルに記入するなど、注意が必要です。

営業事務は受発注業務や見積書作成など、営業活動に関する業務が中心です。それに対して一般事務は、営業に関わらず総務、人事など幅広い部署での事務作業を行います。

・関連する職業：  営業事務

総務事務は社員が働きやすい環境を整えることが中心です。一般事務は業務上の事務作業をメインに行い、総務事務はプラスアルファで対従業員に向けた業務を行うことが多いです。

コミュニケーション能力

一般事務では、社内の他部署とのやり取りが発生します。書類作成やデータ入力など正確性の求められる業務が多いため、指示内容を的確に把握して追行できる能力が必要です。また社外の電話対応、来客対応も必要なので、場合に応じた臨機応変な対応が求められるでしょう

PCスキル

一般事務では、WordやExcelといったソフトを使うことが一般的です。書類作成やデータ入力の際にはツールの知識があると業務効率化にもつながるので、関数やマクロといった知識を身につけておくとスムーズです。

作業の正確性

一般事務では、データ入力などの業務を正確に行う必要があります。一見単純作業に見えますが、ミスなくスピーディーに行うことが求められます。事務作業ではほかの社員のサポートがメインとなるため、正確さと素早さの両方が大切です。

資格1.秘書技能検定（準1級・1級）

秘書検定とは、公益財団法人 実務技能検定協会が主催する資格検定です。年間12万人が受験しており、秘書になるためだけでなく一般的なビジネスマナーが身に付く資格として人気です。

資格2.日商簿記検定

日商簿記検定は、簿記検定の中でも最も有名な民間資格です。年間受検者数が50万人以上と多く、知名度・受験者数ともに圧倒的です。一般事務では会計等で数字を扱うことも多いため、持っているとスキルアップに役立ちます。できれば2級以上の取得が望ましいでしょう。

資格3.TOEIC

TOEICは約150カ国で実施されており、公平公正に評価される英語テストです。リーディングとリスニングの2種類があり、日常生活やオフィスなど幅広い場面での英語力が試されます。一般学生から就職をして英語を使う職場なら700点、グローバル人材なら800点など、求められるスコアは場合によって異なります。

スキル1.Microsoft Office Specialist (Word/Excel/PowerPoint)

マイクロソフトが主催する、WordやExcelなどのマイクロソフト・オフィス製品に関する資格です。自分のパソコンスキルを「客観的に」証明できるMOS資格は非常に有用でしょう。MOS資格はマイクロソフトが公式に発表しており、世界的に行われている資格試験という点からも信頼性が高いです。

・関連する講座：  基礎からのMOS Word & Excel & PowerPoint & Access

スキル2.ビジネス文書検定

ビジネス文書技能検定とは、公益財団法人 実務技能検定協会が主催する検定です。ビジネス独特の文書やマナーに関するスキルを測り、認定します。敬語の使い方やメール文書の書き方など、独特のルールを体系的に学べます。社会人として働くうえで確実に役立つでしょう。

一般事務の仕事は社内の事務処理全般をこなす業務です。
電話や来客の応対、業務上発生する書類の整理、文書作成、データ入力、郵便物の発送や管理、請求書、納品書、伝票などのチェックなど、細かい作業から大きな仕事までその業務の種類は多岐にわたります。企業によっては、経理や庶務業務を兼任する場合もあります。企業の運営には欠かせない縁の下の力持ち的存在です。今では多くの会社でパソコンを使用するため、 Word・Excelなどのオフィスソフトの基本操作が出来ることが必要です。また、社内外の窓口となる機会も多いので、社会常識やビジネスマナーが必要です。

事務の入り口の全てが一般事務というわけではないですが、未経験でもまずチャレンジしやすいのが一般事務と言われています。プラスアルファのスキルを身につけることで、営業事務や・経理事務、果ては事務のオールラウンダーである総務事務にステップアップが可能です。その反面、プラスアルファのスキル、付加価値のあるスキルがなければ、昇給や昇進はしにくい職種と言えます。

一般事務は、特別な資格が必要というわけではありませんが、業務で必要なWord・Excelをはじめ、PowerPointなどの操作スキル、MOSなどの資格取得をしていると、転職の際の評価に繋がる場合があります。KENスクールでは無料カウンセリングも毎日実施していますので、ご興味のある方はこちらよりお問い合わせください。

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