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Office

PrintScreenとSnippingToolで画面キャプチャ

ブログなどを作成する際に、よく画面キャプチャが必要になります。
また、実務でも手順書や報告書などビジネス文書作成のシーンでも、画面キャプチャは必要になることが多いものです。

一般的には「Print Screen」…でも使いにくい。

一般的に知られている「PrintScreen(画面全体)」や「Alt+PrintScreen(アクティブエリア)」などの方法ですと、右クリックメニューはキャプチャを撮る際に消えてしまいます…。

Windows標準機能「Snipping Tool」

そこで今回ご紹介するのは、「Snipping Tool」という便利なツールです!

2016OA_01

結構知らない方も多いのではないかと思います。
ちなみに、Snipping ToolのSnipとは、「(ハサミなどで)ちょん切る」という意味です。
起動方法はお使いのOSにより多少違いはありますが、
基本的にはスタートメニューから検索をかけて頂くか、よく使われるかもという方は、起動用のショートカットを作成することをお勧めします。

「Snipping Tool」の使い方

Snipping Toolでキャプチャを取るには、「新規作成」ボタンをクリックします。
すると、以下のように画面全体に霧がかかったような状態の「切り取りモード」になります。

2016OA_02

この状態で、切り取りを行いたい部分をドラッグ&ドロップで選択します。

2016OA_03

実際に切り取った画像がこちらです。

2016OA_04

右クリックメニューなどをキャプチャしたいとき

さて、問題の右クリックメニューなどをキャプチャしたいときの操作手順ですが、まずはSnipping Toolを起動して、「新規作成」ボタンを押します。ここまでは先程と同じです。

2016OA_05

ここで一旦「Esc(エスケープ)」ボタンを押します。
すると、キャンセルボタンが無効状態になったまま一旦霧が晴れたような状態になります。
ここで、対象を右クリックして「右クリックメニュー」を表示させます。
うっすらと右クリックメニューが表示されていますね
この状態で「Ctrl+PrintScreen」キーを押します。

2016OA_06

そうすると、切り取りモード状態になるので、切り取りたい箇所をドラッグ&ドロップで選択します。
右クリックメニューを表示させたまま、キャプチャを撮ることができました。

     2016OA_07

みなさんも、部分的に切り抜いた画面をキャプチャしたいときや、右クリックメニューをキャプチャしたいときは「Snipping Tool」を活用してみてください!

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操作効率UPで生産性を高める!

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カテゴリー: Office Windows デザイン パソコン全般 ビジネス文書 プレゼンテーション

【Excel】縦横の合計をワンクリックで求める

ビジネスで欠かせなくなったExcelスキル。
日々あらゆるデータを作成する中で、効率的にすばやく処理ができれば、
業務効率も上がり、「脱!残業」につながりますよ!

今回はよくある表作成の中で、縦横の合計をすばやく求める小技をご紹介します。

このような表があれば、通常は1つのセルに数式を使って結果を表示し、
オートフィルで他のセルへコピーします。
列と行にそれぞれ同様の作業が必要になります。

少し面倒ですよね・・・。

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【実践】縦横の合計を一気に計算する

①結果を求めたいデータと合計欄を併せて範囲選択します。

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②Σ(合計ボタン/オートSUMボタン)をクリックします。

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※Σ(合計ボタン/オートSUMボタン)は[ホーム]タブ⇒[編集]にあります。

合計欄を一気に求めることが出来ました!

20160717_14

また、「平均」を求めたい場合は、
Σ(合計ボタン/オートSUMボタン)の▼から[平均]を選択します。

20160717_15

この方法を使用すれば、1度で必要な箇所に全て数式が入力されるので、
手順が少なくてすみます。

みなさんも是非試してみてください!

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よりスピーディーにわかりやすく作成するExcelテクニック!

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カテゴリー: Excel Office VBA Windows ビジネス文書

【Excel】日付データから曜日を表示する

みなさんこんにちは。

Excelでデータを作成する場合に、「曜日欄」が必要なことはよくあります。
受講生の多くの方が「曜日」は、1つのセルに曜日を直接入力し、それ以降はオートフィルを使用して入力しています。
基本はその方法で問題ありません。
しかし、Excelの機能を駆使することで、もっと簡単にかつ、後々活用しやすいテクニックがあるのです!

POINT

日付データの中には曜日の情報も含まれています。
日付データから「曜日」情報だけを表示する設定をすることで、簡単に「曜日欄」の作成が完了します。

【曜日の表示方法】

①「曜日欄」に日付と同じデータを表示します。

このとき、「日付欄」を参照するように設定しておくことで、日付を変更した際に曜日も連動して変更されるようになります。

ここでは、セル[A4]に日付データを入力していますので、「=A4」と入力し確定します。

20160717_07

日付データの入力されているセルを参照しているので、同じ日付のデータが表示されます。
※オートフィルでコピーし、以降のセルも同様に入力しておきましょう。

②「曜日欄」を選択し、「セルの表示形式」を変更します。

右クリックメニュー(コンテキストメニュー) ⇒ [セルの書式設定]ダイアログボックス ⇒ [表示形式]タブ

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[分類]は「ユーザー定義」を選択し、[種類]に「aaa」と入力します。

サンプルを確認した上で、OKをクリックします。
※なお、「aaaa」と入力すると「○曜日」と表示することが出来ます。

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「曜日欄」に曜日を表示することが出来ました!

20160717_10

この方法で、カレンダーで曜日を調べて入力することなく、曜日を表示することが出来ます。
また、翌月には日付を入力変更するだけで曜日欄の処理は完了しちゃいます!

スケジュール表や勤怠管理表など、日付管理が必要なあらゆるデータで活用できますね!

みなさんも是非試してみてください!

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表作成の「技」。すばやく美しい表作成へのテクニック満載!

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カテゴリー: Excel Office VBA

Wordの隠しコマンド!サンプル文書を作成する

サンプル文書を1秒で作成できる隠しコマンド

 みなさんこんにちは
今回は知っていると得をするかも!?しれないWordの小技をご紹介します。
Wordを使って文書を作成するときに意外にあるのが、
「文書の中身は何でもいいからちょっとした文書」が必要な時。

ビジネスシーンだと、上司から
「内容は何でもいいので、適当な文章の入ったサンプル文書を用意して」
とか言われることがあったりします。しかし、急に言われても困りますよね。
以前の文書を使い回すのはNGだったり、ましてや他の人の文書を勝手に使うことはもっとNGです。

そんな時に重宝するのが、今回ご紹介していく小技です。
操作もとっても簡単です!

サンプル文章入力用のコマンド =rand()

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行頭に半角で「=rand()」と入力して改行するだけ!!

そうすれば、一瞬でサンプル文書が入力されます。

OA20160812_4

入力される文章はWordのバージョンによって異なります。
また、Web版のWord Onlineでは、英語のサンプル文章が入力されます。
ただし、Mac版のWord 2011では入力されないのでご注意ください。

パラメータを指定すれば100ページのサンプル文書も作成できる

 Windows版のWordでは、サンプル文章量も自分でいろいろ設定できます。

 =rand(段落数,1段落の文章数)

 たとえば、1段落が2個の文章から構成された3個の段落を作るなら、
「=rand(3,2)」と入力します。

必ず段落数と1段落の文章数の間に半角カンマを入れるのを忘れずに。

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こうすれば、このようにサンプル文書の内容量も自分の匙加減でいくらでも変更できます。

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今回ご紹介してきた機能は、 ライターなどの方にはけっこう知られた機能なのですが、 一般的なビジネスパーソンの方にはあまり知られていない様子。

ビジネス資料や企画書の作成では、demo文書やサンプル文書が必要になったり、レイアウト見本が必要になったりすることがあります。
そんなときに、この小技を知っていれば、企画や業務に支障のないサンプル文書を簡単に用意することができます。

サンプル文書が必要になったことがある方や、
面白いと思って頂いた方はぜひ一度、試してみてください。

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Wordを正しく使いこなす!

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Excel関数・組み合わせパターン数を求める

Excelには様々な関数が用意されています。

計算式では複雑に煩雑になるようなものでも、関数を使用することですばやく結果を求めることができます。

今回は、組み合わせパターンを調べる関数をご紹介します。

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【組み合わせパターンを調べる】

例えば、14種類のデータがあったとして、その中から3つを1セットとした場合、全部で何通りのパターンが考えられるか?

COMBIN関数での引数の指定
[総数]:種類の総数
[抜き取り数]:総数の中から1パターンでいくつ選ぶか

その選ぶ数(引数)にはそれぞれの数が表示されているセル番地を入力します。

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COMBIN関数を使用すれば、複雑な計算をしなくても簡単に組み合わせパターン数を求めることが出来ます。

みなさんも是非試してみてください!

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これであなたも関数の達人!

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カテゴリー: Excel Office VBA

これさえ押さえれば大丈夫! ビジネス文書作成の極意

【11-2】これさえ押さえれば大丈夫_ビジネス文書作成の極意

ビジネス文書作成の極意…それは、「常識」を養うことです。就職や転職試験で、どんなにExcel関数に詳しくても、プログラム言語に詳しくても、常識がないと判断されてしまったら、不採用の可能性が高くなります。

ビジネス文書では、簡潔に伝えたいことを表現し、論理的に書く、ということがとても重要ですが、同じくらい常識も大切なのです。そこで、ビジネス文書の常識の中でも、基本中の基本をご紹介します。

挨拶は基本中の基本!

ビジネス文書では、挨拶が基本中の基本です。手紙の様式では必ず挨拶から書き始めますが、ビジネス文書でもそれにならいましょう。例えば、このような感じです。

(ビジネス文書の例)

拝啓、ますます貴社ご隆盛のこととお喜び申し上げます。

さて、この度は、●●の件でご連絡を頂き、誠に有難うございます。つきましては、……。

敬具

最初の1行目が挨拶文です。挨拶文には、その時々の季節に合わせた「時候(じこう)の挨拶」というものがあるのをご存じですか?就職・転職試験の一般常識問題でよく問われます。次の通りです。

(時候の挨拶の例)
・1月……厳寒の候、初春の候、など  ・7月……猛暑の候、盛夏の候、など
・2月……余寒の候、向春の候、など  ・8月……残暑の候、残夏の候、など
・3月……春寒の候、早春の候、など  ・9月……秋雨の候、初秋の候、など
・4月……春暖の候、陽春の候、など  ・10月……秋冷の候、仲秋の候、など
・5月……新緑の候、立夏の候、など  ・11月……紅葉の候、晩秋の候、など
・6月……梅雨の候、初夏の候、など  ・12月……師走の候、初冬の候、など

敬語も基本中の基本!

敬語も常識の1つです。敬語については、文化庁のHPによくまとまっていますので、そちらをご紹介します。
文化庁HP「敬語おもしろ相談室」
http://www.bunka.go.jp/kokugo_nihongo/keigo/index.html
また、敬語ではありませが、「クッション言葉」についてもご紹介します。例えば、相手に依頼や断りを入れる際に、雰囲気を柔らかくしたり、配慮や気遣いの意を示す言葉・文言のことです。こうした言い回しは、ビジネス文書の中で頻繁に使われているのです。

(クッション言葉の例)
・恐れ入りますが、……
・お手数をおかけしますが、……
・あいにく、……
・お気持ちはありがたいのですが、……

常識度をチェックしましょう!

就職活動を控えているけれど、あるいは、転職を考えているけれど、自分には常識があるのだろうか…?と不安な方、まずは常識度をチェックしてみませんか?そんなときにおススメしたいのが、「語彙・読解力検定」のHPです。
語彙・読解力検定HP
http://www.goi-dokkai.jp/
同検定は、ベネッセコーポレーションと朝日新聞が共同で実施している、次のような試験です。

>『語彙・読解力検定』は、「幅広い語彙の知識」とともに「語彙の正確な運用力」「読解基礎力」も含めた、総合的なことばの力を測定。 社会の動きそのものを活字化したといえる「新聞」を中心的な素材として採用することで、 単なる網羅的な知識量測定にとどまらない、「社会生活の中で実践的に役立つことばの力」の測定を狙いとしています。(語彙・読解力検定HPから引用)

同検定HPのコンテンツ「出題内容」に、準1級~3級の出題例が掲載されています。また、同じくコンテンツ「級と測定範囲」に、1級~3級の各レベルと合格基準が掲載されています。

まずは出題例を解き、正答状況をチェックすれば、自分がどのくらいのレベルであるのかある程度診断できるでしょう。結果は自分の常識度を測る1つの指標として、参考になるのではないでしょうか。

 

出典:
語彙・読解力検定HP
http://www.goi-dokkai.jp/

 

photo credit: RLHyde via photopin cc


カテゴリー: Office ビジネス文書

【Excel】合計時間の表示設定

みなさんこんにちは。

タイムカードや勤怠管理表など、Excelで時間データを管理することはよくあります。

その中で、合計時間を求めた場合に、

「数式は間違っていないはずなのに思うように結果が表示されない…」

ということはありませんか?

それは、Excelでの時間データのルールが大きく関係しています。

POINT

Excelの時間データは、24時間表記で管理されています。

また、基本設定では、24時間を超えると表示は「0時間」になります

つまり、「26時」だと「2時」と表示されます。

ただし、データとしては正しく情報が保管されています。

合計時間のように、「24時」を超える時間データを表示するためには、

「セルの表示形式」を変更する必要があります。

【実践】合計時間のへの表示設定

時間データの合計は「SUM関数」を使用します。

①SUM関数を使用して、時間欄の合計を求めます。

20160717_01

・・・!明らかに時間数がおかしい!

 

②合計時間のセルを選択し、「セルの表示形式」を設定します。

右クリックメニュー ⇒ [セルの書式設定]ダイアログボックス ⇒ [表示形式]タブ

 

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[分類] は「ユーザー定義」を選択し、[種類] に「[h]:mm」と入力します。
(※全て半角英数記号入力)

サンプルを確認した上で、OKをクリックします。

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③合計時間を正しく表示することが出来ました。

20160717_04

合計時間だけでなく、「24時」を超える時間の表示には、 この設定が必要であることを覚えておいてくださいね!

みなさんも是非試してみてください!

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Excel 数式なしで計算結果を確認する!

みなさん、こんにちは。

本日はExcelのちょっとした機能をご紹介していきます。
本当にちょっとした機能ですが、意外とご存じない方が多い機能です。

皆さんはExcelを使用していて、
わざわざ計算する程でもないけれど「合計」や「平均」が見たい…。
ということはありませんか?

実は数式を作らなくても、とても簡単に確認できる機能があります!

今回ご紹介する機能は、Excelの初期設定で用意されているので、特に何かを設定する必要はありません。

値を知りたい範囲を選択するだけ「オートカルク」

「合計」などを知りたい範囲を選択し、画面下部のステータスバーを確認してください。


「合計」「平均」「データの個数」が表示されています。
これは、「オートカルク」という機能です。

表示する値を変更する

Excelの初期設定では、「合計」「平均」「データの個数」が表示されますが、自分がよく確認する値を設定しておくことも可能です。
ステータスバー上で右クリックし、メニューから表示する値を設定変更します。 20160729_02

範囲選択した際に表示されるデータに選択した値が追加されます

20160729_03
また、表示必要のない値は、クリックしてチェックは外せば、表示されなくなります。

ちょっと値を見たいだけでも、わざわざ計算式を入力していたという方、今後は是非、この方法を活用してみてくださいね。

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自信を持って、「Excel使えます」と言えるように…!

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簡単!Excelで作成できるグラフいろいろ

簡単!Excelで作成できるグラフいろいろ

Excelのグラフ機能で作成できるグラフといえば?……折れ線グラフ、棒グラフ……だけだと思っていませんか?実はいろんな種類のグラフが作成できます。そこで、グラフ機能で簡単に作成できるグラフ、“バブルチャート”と“レーダーチャート”をご紹介します。

バブルチャート

バブルチャートは散布図の1種で、異なる3つのデータを1つのグラフ上で表すことができます。散布図とは、異なる2つのデータの値をそれぞれ横軸と縦軸にとり、その相関関係を表すグラフです。バブルチャートは、3つ目のデータの値を円の大きさ“バブル”で表します。

<事例>

バブルチャートの事例をご紹介します。下の表は、文部省の研究機関の調査結果をもとに、Excel2013でつくったものです。

(バブルチャート)1.表

こちらの表をバブルチャートで表すと、次のようになります。

(バブルチャート)2.グラフ

このバブルチャートでは、表の「英語」の値を横軸に、「数学」の値を縦軸にそれぞれとり、3つ目のデータ「国語」の値をバブルの大きさで表しています。このバブルチャートから、「朝食を食べた方がテストの成績がいい」という相関関係が分かります。

<作成手順>

①:下の図のように、表の数値データ部分のセル範囲を選択し、挿入タブの「散布図(X,Y)またはバブルチャートの挿入」をクリック。(Excel2010の場合は、挿入タブの「その他のグラフ」をクリック。以降、Excel2013と同じ作成手順です。)
(バブルチャート)3.作成手順png

②:下の図のように、「バブル」の「3-D効果付きバブル」を選んでクリック。
(バブルチャート)4.作成手順

③:下の図のようなバブルチャートが表示される。
(バブルチャート)5.作成手順

④:③のバブルチャートにグラフタイトル、各軸・バブルに対応する教科名、各バブルが表すアンケートの回答項目・国語の値を入れる。

レーダーチャート

レーダーチャートは、複数の項目について、その値を各々、同じ1つの原点を共有する個別の軸にとり、かつ、各軸を放射線状に配置して、さらに各軸上の値を線で結んだグラフです。各軸上の値を線で結んでできた形で、データ全体としての傾向や特徴が分かります。

<事例>

レーダーチャートの事例をご紹介します。下の表は、総務省の情報通信白書(平成25年版)の調査データの1つをダウンロードし、さらにExcel2013で加工したものです。

(レーダーチャート)1.表

こちらの表をレーダーチャートで表すと、次のようになります。

(レーダーチャート)2.グラフ

このレーダーチャートでは、日本・アメリカ・フランス、3ヶ国毎に、5種類のパーソナルデータ(思想信条、宗教、性癖、労組加入事実、病歴・病状)について、「どのような場合でも提供・公開したくない」としてそれぞれが選ばれた割合(%)の値を各軸にとり、その値を線で結んでいます。3ヶ国それぞれの各軸の値を線で結んでできた形が似ているので、3ヶ国とも「どのようなデータを提供したくないか」について同じような傾向があることが分かります。

<作成手順>

①:下の図のように、表の項目部分と数値データ部分を合わせたセル範囲を選択し、挿入タブの「株価チャート、等高線グラフ、またはレーダーチャートの挿入」をクリック。(Excel2010の場合は、挿入タブの「その他のグラフ」をクリック。以降、Excel2013と同じ作成手順です。)
(レーダーチャート)3.作成手順

②:下の図のように、「レーダー」の「マーカー付きレーダー」を選んでクリック。
(レーダーチャート)4.作成手順

③:下の図のようなレーダーチャートが表示される。
(レーダーチャート)5.作成手順

④:③のレーダーチャートにグラフタイトルを入れ、軸・目盛・凡例の表示やフォントを調整する。

いろんなグラフを仕事にも活かそう!

データを分析してグラフ化すれば、その特徴や傾向を明らかにできますし、プレゼンなどでグラフを使えば、視覚に訴えて、説得力を高めることができます。

さまざまな種類のグラフを使いこなせるようになれば、お仕事にも活かせる機会が多くなるでしょう。ぜひいろんな種類のグラフを積極的に活用されることをおススメします。

 

photo credit: Hampton Roads Partnership via photopin cc

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カテゴリー: Excel Office

Excel 2013で簡単住所入力

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今回はExcelで郵便番号を元に、簡単に住所入力することが出来る、郵便番号変換ウィザードについてご紹介していきます。
郵便番号変換ウィザードとはアドインと呼ばれる、ソフトウェアへ機能を追加するプログラムをダウンロードして、Excelにインストールすることにより使用可能となります。

下記に手順をご紹介していきます。

1.アドインをダウンロード

郵便番号変換ウィザードを使うには、あらかじめCodePlexというところからアドインをダウンロードします。
http://excelzipcode7japan.codeplex.com/downloads/get/131223
上記のサイトにいくと、自動的にダウンロードがスタートしますので、分かりやすい場所に保存してください。

img01

2. アドインのブロックを解除する

ダウンロードしたアドインは、最初ブロックされているので、解除をする必要があります。ファイルを右クリックして、プロパティを選択してください。

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ブロックの解除ボタンをクリックして、ブロックを解除し[OK]ボタンを押します。

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3. アドインのインストール

Excelにインストールする前に、ブロックを解除したアドインを、Libraryフォルダに入れます。下の図がファイルを入れる場所になります。

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今度は、Excelのオプションから、アドインを有効化します。
下にある、設定ボタンをクリックします。

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アドインダイアログボックスが開きますので、有効なアドインから、郵便番号変換ウィザードにチェックを入れて、OKをクリックします。

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Excel画面の「リボン」アドインタブにウィザードがあり、郵便番号変換が表示されています。もし表示されていない時は、Excelを再起動してみてください。

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ここまでで準備は完了です。
では、次はいよいよ実際に郵便番号を元に住所入力をしてみましょう。

4. 住所を入力したいファイルを開く、もしくは作成する

郵便番号から住所を入力したいファイルを開く、もしくは入力して作成してください。
アドインタブからウィザード、郵便番号変換とクリックします。

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すると、郵便番号変換が表示されます。
郵便番号変換ウィザードのステップ1/3です。
郵便番号から住所を生成にチェックを入れ、次へボタンをクリックします。

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郵便番号変換ウィザードのステップ2/3です。
郵便番号データのセル範囲と住所を出力するセル範囲を指定して、次へボタンをクリックします。

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郵便番号変換ウィザードのステップ3/3です。
エラーや警告の出力方法を決めます。例ではコメントに出力を選んでいます。
以上で設定はすべて終了したので、完了ボタンを押します。

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これで住所が簡単に入力できました。
皆さんもぜひ、郵便番号変換ウィザードを使用して名簿入力など効率化してみてください。
ただし、上の図をみてお気づきの方もいるかもしれませんが、最後の番地はご自身で入力してくださいね(笑)


カテゴリー: Excel Office

PowerPointでイラスト制作

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PowerPointは、プレゼンテーションにおいて必要とされる書類やグラフ・表などをスライド形式で作成することができるソフトです。
また、パソコンのディスプレイやプロジェクタなどを用いることでプレゼンテーションを行うことも可能ですね。

PowerPoint2010以降は図形や画像編集の書式機能が大幅に強化されましたが今回はそういった機能を活用してのイラストの制作をご紹介させて頂きます。

Microsoftは昨年末にクリップアートのサービスを終了しBing イメージ検索に移行しました。
皆様はイメージ検索をした時に思っていたようなイラストが出てきたことはありますか?
勿論、その都度制作はできないと思うので検索結果からご自身のイメージに近いものを選択して挿入されていると思うのですがお時間のある時にはこだわって制作してみてはいかがでしょうか?

図形の作成  〜うさぎの制作〜

イラストの制作についてはIllustratorという専用のソフトもあるのでそちらの方が幅広い制作ができますが普段Officeのみ使用されている方は一から勉強となると大変な労力です。
また外注に出して制作となるとその分コストもかかってきますね。

Officeソフトでイラストの制作を行う場合、図形の活用が必須です。

まずはひとつ円を描いてみましょう。
図の挿入はホームタブ・挿入タブのどちらからでも行って頂けます。
図1
(画像はホームタブから行っています)

図2

図の挿入ができたら描画ツール/書式タブよりお好きな色に変更してください。

図3

図4

同じ要領でサイズ違いの楕円を2つ挿入し、上部で重ねます。

図5

図6

これを複製してください。
複製はコピー→貼付けでも行えますが
Ctrlキーを押しながら図形をドラッグして頂くと簡単に複製して頂けます。

図7

位置の調整を行います。

図8

円や線の組み合わせで顔のパーツを制作します。

図9

図形のサイズや配置によって表情が変わるので、お好みで制作ください。

図10

図形を沢山配置すると移動する時にばらばらになる可能性がありますので
グループ化しておくと扱いやすくなります。
グループ化は描画ツール/書式タブから行いましょう。

図11

図形の組み合わせで様々な形を作ることができるようになります。

図12

こうして作成したイラストをチラシや名刺などに配置することによって
オリジナルのものを制作していただくことが可能となります。
是非さまざまなイラストの制作にご活用ください。


カテゴリー: Office PowerPoint

Wordで名刺作成

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みなさんこんにちは。

名刺を簡単にWordで作成できることをご存じですか?
Wordの表の機能を活用すれば、一枚作成するだけで全てに反映させることができます。
今回はWordでの名刺作成方法をお伝え致します。

名刺の作成

img01

① 用紙を選択します。

Wordを起動した後、まず用紙を選択します。
※今回はA-ONEの51295の名刺用紙で作成致します。
 差し込み文書タブ⇒ラベルをクリックします。

img02

 オプションをクリックし、用紙を選択します。

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 新規文書をクリックする。

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 新規文書が作成されます。

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② 文字を入力する。

作成された表のセルに文字を入力します。

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 さらに文字のサイズ等を変更します。

③ 表のバランスを整える。

表のセルを選択し、表ツールタブ⇒レイアウト⇒両端揃え(中央)をクリックします。

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④ イラストやロゴなどを挿入する。

挿入タブ⇒画像もしくはオンライン画僧をクリックし、画像を挿入する。

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作成できましたら、折り返しを設定し配置を整えます。(今回は前面にしています。)

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⑤ コピー&ペーストをし、すべてのセルに反映させる。

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技術的には複雑なことはしてないです。用紙を選択し、1つ作成し、コピー&ペースト。
体裁をきっちりと整えることがポイントになってきます。

みなさんも是非試してみてください!


カテゴリー: Office Word

年齢や勤続年数を関数を使って求める

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皆さんこんにちは。
本日はExcelの関数を使って勤続年数や年齢などを簡単に求める方法をご紹介します。

例えば、社員名簿を作る際に下図のように各社員の「生年月日」や「入社日」を入力しますよね。
pic1

このデータを利用して簡単に「年齢」や「勤続年数」を知ることが出来れば、給与・賞与査定などにも活用することができます。

その便利な関数の名前は『DATEDIF』といいますが
関数のダイアログボックスにはでてこないので直接自分で入力する必要があります。
入力方法は=DATEDIF(開始日,終了日,“単位”)となります。

pic2

手順としては

1. C4をアクティブにして、数式バーに直接 DATEDIF( と入力。
2. 続けて入社日(B4)と現在の日付(E1)を入力。※その際にカンマ区切りと現在の日付に絶対参照を忘れないこと。
3. 最後に単位(年数(y)や月数(m)や日数(d))を“”で囲んで入力。

となります。

では、上記を踏まえて各社員の年齢をDATEDIF関数で算出してみましょう。

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いかがでしたでしょうか?
この関数はビジネスのみではなく日常にも活用できると思いますので、是非活用してみてください。


カテゴリー: Excel Office

PowerPoint画像の透過と文字の透過

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みなさんこんにちは。

今回はPowerPointのスライドをオシャレに見せる画像や文字の透過のご紹介です。
これを知っていると普段のプレゼンスライドがググッっとオシャレに大変身しちゃいます。

ではまず画像の透過から。

画像の透過

※クリップアートなどではなくデジタルカメラなどで撮影した写真を使用
pic01

①図形を描画

透過させる画像と同じサイズの図形を描画します。
※枠線は「なし」
pic02

②図形の背景に画像を設定

図形の上で[右クリック]→[図形の書式設定]をクリック
pic03

[塗りつぶし(図またはテクスチャ)]にチェックし[ファイル]から透過させる画像を選択
※図形の塗りつぶしとして画像が設定されます。
※また、既に挿入してある画像を使用する場合、一旦画像を切り取っておき、[図形の書式設定]ダイアログボックスの②で[クリップボード]を選択しても出来ます。

[透過性]のスライダーを好みの位置に調整
pic04

③完成

分かりますでしょうか?
ハイビスカスの画像が透けて海の画像が見えていますよね?
※サンプルは透過性50%です。
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さらに[図形の効果]などをプラスで設定してみても面白いですよ!
pic06

スライドの背景全体に使うとこんな感じにもできます!
pic07

文字の透過

①テキストを入力

※太めのフォントを使うと透過している感じが出やすいです。
pic08

②文字を選択する

テキストボックス内の文字列をドラッグして選択。
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③文字の効果設定

文字列の上で[右クリック][文字の効果の設定]をクリック
※[図形の書式設定]ではありません。
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[文字の効果の設定]ダイアログボックス内、[文字の塗りつぶし]に切り替え、[塗りつぶし(単色)]にチェックし、[色]を選択。
[透過性]のスライダーを好みの位置に調整
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③完成

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文字の効果で[影]と[面取り]をプラス
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[文字の輪郭]と[光彩とぼかし]をプラス
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今回ご紹介したように、画像や文字を透過させるテクニックを使うと他とは違った雰囲気のスライドに仕上げることができます。
みなさんも是非試してみてください!
他の人との差がつくスライドでプレゼンを成功させましょう!!!


カテゴリー: Office PowerPoint

手軽にフォントサイズを変更

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普段Wordで文章を作成する際、フォント(文字)のサイズを変更していると思います。
皆さんはどんな方法でサイズを変更しているでしょうか?

ほとんどの方がリボン(メニュー)のフォントサイズのボタンをクリックして変更しているのではないでしょうか?

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しかし、キー操作だけでもフォントのサイズを変更することができるのです。

手順ですが
まず、大きくしたい文字を範囲指定してください。
次に「Ctrl」+「Shift」+「>」を押します。

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いかがでしょうか?
文字のサイズが大きくなったと思います。

 
では、もう一度「Ctrl」+「Shift」+「>」を押してみてください。
さらに大きくなったと思います。
このように押す度にどんどん大きくなっていくのです。

 
逆に小さくしたい時は
Ctrl」+「Shift」+「<」を押してみてください。

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こちらも押す度にどんどん小さくなっていくと思います。

 
わざわざリボンの所までカーソルを持っていかなくてもサイズが変更できるので
これで作業をより効率化できますね。

宜しければ使ってみてください。


カテゴリー: Office Word

PowerPoint地図の作成について

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みなさんこんにちは。

パワポに限った話ではないですけど、見やすい地図を作るのって、考えていったらとっても奥が深いと思います。
今回地図を作るにあたって、見やすい地図の作成方法をお伝え致します。

【地図の作成】

※図形を使用して作成します。

Sample

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① 図形を使用し道路(道)、線路、駅を作成

一つ作成した後、コピーをして使用すると効率よく作成できます。
※色は統一すること。Ctrl+Shiftキーを押しながらドラッグすると真横にコピーすることが出来ます。後に作成した図形が前面になりますので、道路→線路→駅の順で作成しましょう!
もし手順が異なる場合は、前面にしたい図形を選択後、書式タブ→配置グループの前面へ移動▼クリック→最前面へ移動をクリックする
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② 駅名を入力する。

図形で作成した駅にテキストを入力します。
図形(駅)を右クリック→テキストの編集をクリックします。
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縦書きに文字を変更するには、図形を右クリック→図形の書式設定をクリックする

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文字のオプションをクリック→テキストボックスをクリックする。
文字列の方向で縦書きを選択する。

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③ 図形を使用し建物を作成する。

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②と同様にテキストを入力する。
※目的地は目立たせるために色を変え、大きめに作成すること。
さらに矢印などをつけるとなお良くなります。

④ 信号を作成する。

信号を作成するには4つの図形が必要になります。まず、信号の円を作成します。
今回は真円を作成しますので、Shiftキーを押しながらドラッグし、作成します。
枠線なしを選択し、塗りつぶしの色は青を選択します。
Ctrl+Shiftキーを押しながら真横にドラッグし、円を2つ作成します。
作成できましたら、それぞれ塗りつぶしの色を黄色と赤に変更します。
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3つの円を囲うように角丸四角形を作成します。
塗りつぶしはなしを選択し、枠線は黒を選択します。

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Ctrlキーを押しながら3つの円を選択します。
書式タブのグループ化をクリックし、グループ化を選択します。

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サイズと位置を設定します。図形をコピーし、位置を調整しましょう。

⑤ テキストボックスを作成し、道路(道)の名前を入力する。

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最後に方角も入れておきましょう!!地図を作成する際には北を上向きになるように作成します。

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技術的にはあまり複雑なことしてないです。とにかく右クリックの「図形の書式設定」を使ったのみ。
要は配置とメリハリと色。きっちり揃えて作ることと、伝えたいことは文字を大きく、色を変えたりすることと、色はどぎついものではなく、ちょっと淡めや暗めを多めに使うことがポイントとなります!!

みなさんも是非試してみてください!


カテゴリー: Office PowerPoint

伝わるグラフの作り方

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グラフの作成

Excelは表計算が得意なソフトですが
作成した表をもとにその数値データを視覚的に解りやすくする為に
用いるのがグラフです。

表をじっくり見て頂くことで数字の動きや傾向は見えてきますが
大量のデータに対面した時には読み解くにも時間がかかってしまいます。

グラフの利点は、直感的にデータの特徴を伝えることができること、です。

まずは”なにを伝えたいのか”をしっかり念頭に置いて
グラフの種類を選ぶところから始めてみてください。

目的別に代表的なグラフについてまとめてみました。

  • 項目の増減・大きさの比較…棒グラフ
  • 時間的な変化や推移…折れ線グラフ
  • 内訳や割合…円グラフ

グラフ化することで”伝えたい内容”が決まれば
表内のグラフにしたい部分をしっかりと範囲選択し
グラフを作成してください。

表の選択

これだけでグラフの挿入は完了です。

グラフ挿入

グラフの編集

グラフの挿入が出来たら終わり、ではありません。
冒頭でもお伝えしましたが、グラフとは視覚的に解りやすくする為、
伝えるために作成するものです。

ここからは見栄えを整え、より分かりやすいグラフを目指して編集してください。

押さえておくべきポイントは以下の3点です。

  • 位置、サイズの調整
  • タイトルやデータラベルなど、必要な要素を追加
  • 色味の調整

●位置・サイズの調整

ますは位置とサイズの調整を行ってください。

表とセットで作成することが多いので、基本的には表のサイズに揃えます。
きちんと整列しているというだけでぐっと見栄えが良くなります。

位置サイズ調整

位置、サイズの変更時に役に立つのがAltキーです。
Altキーを押しながら移動、サイズ変更を行うと
セルに吸着するようにピタッと揃ってくれるので是非お試しください。

●タイトルやデータラベルなど、必要な要素を追加

必要に応じてタイトルやデータラベルなどグラフに情報を追加してください。
2013からはグラフの作成後、グラフの右上に、グラフを編集するための
ショートカットツールが追加されました。

ショートカットツール

上から、

  • グラフ要素ボタン…タイトルなどグラフの要素を追加、削除および変更ができます。
  • グラフスタイルボタン…グラフのスタイルと配置を設定することができます。
  • グラフフィルターボタン…グラフにどの要素と名前を表示するか、絞り込むことができます。

また、グラフを選択している際にだけ現れるコンテキストタブ(グラフツール)の
ふたつのタブを使用して頂いても構いません。

コンテキストタブ

●色味の調整

グラフは挿入した段階で色がついていますが、こちらも伝えたい内容によって手を加えていきましょう。
伝えたいことが伝わるようになる色選びの方法をいくつかご紹介させて頂きます。

・補色
色相を円上に配置したものを色相環と言います。

補色について

このように色相環の反対側に位置する二色を補色と言います。

補色は色相差が最も大きいので、お互いの色を目立たせる効果があります。
赤−緑,青−橙色などの補色配色は非常に目立ちます。

補色サンプル

某コンビニの配色でも赤と緑のものがありますね。
あとはお茶のパッケージを思い出して頂くと緑や茶色のものが多いですが
そのデザインの中にはかなりの確率で補色である赤色が用いられています。
(もちろんそういったデザインが多い中で目立たせるために例外のデザインもありますが…)

なので、グラフの配色でも強調したい項目に補色を使う、というのもひとつの有効な手段なんですね。

・アクセントカラー
アクセントカラーとは全体の色調に変化をつけたり、他の色を引き立てたりする役割を持つ色のことです。
日本語で「強調色」と表現することもあります。

補色のような強い色味を使って表現するのもひとつの方法ですが
そうではなくポイント的に色を使って強調することもできます。

その為には強調したいところ以外の要素を同系色にしたりトーンを合わせておきましょう。

アクセントカラーサンプル

最後に

このようにグラフは細かい編集ができるようになっています。
挿入して満足せず、伝えたいことが伝わる、解りやすいグラフになるように
是非、色々試してみてください。


カテゴリー: Excel Office

Office2013の新機能

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Microsoft Officeアプリケーション2013を開いてまず目に付くのは、きれいで新しくなった外観です。なおかつ、使い慣れた機能は従来のままに、大幅な時間短縮につながる新しい機能もいくつか追加されています。また、新しいOfficeは、スマートフォン、タブレット、クラウド、さらにOffice がインストールされていないPC上でも機能することができます。そのため、どこにいても、どのようなデバイスを使用していても、いつでも必要なファイルにアクセスできるようになりました。

必要な時と場所でOfficeにサインインすることが可能

  • Microsoftアカウントを使ってOfficeをインストール
  • Officeプログラムを、別のコンピューターにストリーミング
  • アクセスと共有が簡単にできるように、ファイルをOneDriveに保存
  • 個人設定をどこにでも持ち歩ける

家族みんなのOffice

1台のコンピューターを家族全員で共有するのは大変です。
Office365Homeサブスクリプションを使用すると、5 台までのPCまたはMacにOfficeをインストールすることができます。この操作を行うと、家族全員が自分のOffice、自分のファイル、自分の設定を使うことができるようになります。

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バージョン更新は自動的に行われるので、常に最新のアプリケーションを使用できるようになります。さらに、追加の1TBのOneDrive記憶域に保存すれば、タスクリストからプレゼンテーションまで、ファイルをどこででも使用できるようになります。また、毎月 Skype世界通話プランを60分無料で利用できるので、40カ国以上の友人や家族と、相手がSkypeアカウントを持っていなくても通話することも可能になります。

Officeを使うために自分のコンピューターの前にいる必要もありません。インターネット接続さえしていれば、Office Online を使って、ドキュメント作成したり、OneDriveに保存したドキュメントで作業を行ったりすることができます。

クラウドにファイルを保存して、共有する

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クラウドとは、cloud(雲)の意味です。従来は、ユーザーが自分の携帯電話やパソコンの中に、ソフトウェア、データなどを保有し、使用・管理していました。ですが、クラウドを使用すると、ネットワーク上にあるサーバの中に、ソフトウェアやデータが存在し、ユーザーは必要に応じてネットワークを通じてアクセスすることにより、サービスを利用できます。 主にIT業界において、コンピューターのシステム図などでネットワークを“雲”の形で表すことからクラウドという名前で呼ばれています。

そのクラウド上から、Word 文書、Excelスプレッドシート、その他のOfficeファイルへのアクセスや共有ができます。また、同僚と同時に同じファイルで共同作業を行うこともできます。

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共有の会議

オンライン会議にて、PowerPointのスライドやWord 文書、Excelスプレッドシート、およびOneNoteのノートを共有することができます。しかも、会議出席者は、Officeアプリケーションをインストールしていなくても、ファイルを参照することができます。

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簡単になったファイル共有

従来までと比べ、ファイルの共有を行うのも簡単になりました。
Officeプログラムのたった1か所、[ファイル]の[共有]から、他のユーザーとのファイルの共有に関するすべてのオプションにアクセスできます。

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上記のような新機能がOffice2013には追加されています。
もし新しいOfficeの導入を検討されている方は、ご参考にしていただければと思います。


カテゴリー: Office クラウド

ワンランク上のExcel活用 フォームコントロールで効率アップを図ろう!

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Excelのシートには、チェックボックスやリストボックスなどの「フォームコントロール」を挿入することができます。データ入力やデータ管理の効率アップに役立つフォームコントロール、最も簡単に挿入できるチェックボックスを例に、利用方法をご紹介します。

ごく単純な操作で挿入できる上、幅広い用途で活用できるチェックボックスは、フォームコントロール利用の第一歩に最適です。ワンランク上級のテクニックをぜひ使ってみましょう。

「開発」タブを表示すれば準備OK

フォームコントロールの挿入に利用する「開発」タブは、初期設定では表示されていません。「ファイル」タブで「オプション」をクリックして次の画面を表示し、「リボンのユーザー設定」で「開発」にチェックを付けましょう。これで「開発」タブが表示されるようになります。

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簡単操作でチェックボックスを挿入

フォームコントロールは、「開発」タブのコントロール挿入用ボタンから選択して挿入できます。今回は、既存のアンケート用紙にチェックボックスを挿入するという事例で手順をご説明します。回答する側も集計する側も作業が楽になる、おすすめの活用方法です。

1 チェックボックスを選択・配置する

チェックボックスを挿入するには、「開発」タブの「コントロール」グループで「挿入」ボタンをクリックし、「チェックボックス」を選択します。

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その後シート上をクリックすると、チェックボックスが作成されます。チェックボックスに付記されている「チェック1」などの文字は変更して利用することもできますが、図の例のように不要な場合は削除しても問題ありません。チェックボックスの枠線部分をドラッグして配置を調節しましょう。

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2 プロパティを設定する

挿入したフォームコントロールは、「プロパティ」で詳細を指定していきます。チェックボックスが選択された状態で「開発」タブの「コントロールグループ」にある「プロパティ」をクリックし、次の画面を開きましょう。なおチェックボックスの選択を解除してしまった場合は、コントロールキーを押しながらクリックすると選択できます。
プロパティ画面の内容は、選択しているコントロールの種類によって異なります。チェックボックスの場合、初期設定でチェックを付けておくか否かの選択(図の例では「オフ」)、選択結果を表示させる「リンクするセル」、「3-D表示」のオン・オフが設定できます。

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「リンクするセル」を設定しておくと、チェックボックスにチェックが付いている場合は「TRUE」、付いていない場合は「FALSE」の値が自動的に入力され、分析や集計に役立てることができます。必要に応じて設定しましょう。「リンクするセル」欄の右端にあるボタンをクリックし、対象のセルを選択すればリンクするセルとして指定されます。

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3 チェックボックスができた!

チェックボックス外をクリックして選択を解除すれば、チェックボックスの挿入は完了です。作成したチェックボックスはクリックでチェックの付けはずしができ、チェックの状況に応じた値がリンク先として設定したセル(図の場合は「集計用データ」の列)に入力されます。

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【チェックを入れた場合】
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分析や集計にも活用しよう

下の図は、上記の手順を繰り返して必要な数のチェックボックスを挿入した状態です。リンク先に設定したセルは、初期設定のままチェックがオフの場合は空欄、チェックを付けた場合は「TRUE」が、一度付けたチェックを外した場合は「FALSE」が入力されます。このデータを利用すれば、チェックの付いた設問のみの抽出や回答結果ごとの並べ替えも簡単です。また列内の「TRUE」の数をカウントできる関数と組み合わせれば集計も自動でできるなど、工夫次第でその用途は広がります。いろいろとチャレンジしてみましょう。

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なおExcelでは、列を右クリックして「非表示」を選択することで列を非表示にできます。図の「集計用データ」のようにアンケートの回答者に不要な列は、非表示にしておくと見栄えがよくなります。集計の際には、非表示の列の両側に当たる列を選択して右クリックし、「再表示」を選択すればすぐに表示できます。便利ですので一緒に覚えておきましょう。

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カテゴリー: Excel Office

図形機能で簡単!Wordの文書に地図をプラスしよう

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案内状やチラシなどに地図があると、一段とわかりやすくなります。Wordの図形描画機能から、地図を作るのに役立つポイントをいくつか絞ってご紹介します。コツを掴めば簡単な操作で地図を作成できます。

図形をまとめて扱うのに便利な「描画キャンバス」

地図のように複数の図形を組み合わせて一つの図とする場合、描画キャンバスを使うと便利です。枠線をドラッグしてキャンバス内の図形をまとめて移動できるので、地図全体を楽に移動できます。また地図全体のサイズをまとめて変更できる点も重宝します

【完成図】
完成図

描画キャンバスを作成するには、「挿入」タブの「図形」をクリックし、一番下に表示される「新しい描画キャンバス」を選択します。地図の作成にあたって、まずは新しいキャンバスを用意しましょう。

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図形の描画と書式の設定

1 道路や線路は線をアレンジ

まずは、道路を表す線を描く際のポイントです。図形の挿入は、「挿入」タブの「図形」からも行えますが、下の図では描画キャンバス選択時に表示される「書式」タブを使っています。図形に関する機能が集められたタブで、より効率的に描画や編集が可能です。「図形」をクリックして「直線」を選び、ドラッグすると直線を描けます。Shiftキーを押しながらドラッグすると、水平から45度刻みの直線を簡単に描くことができて便利です。

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線を選択した状態で「図形の枠線」ボタンをクリックすれば、線の色や太さ等を変更できます。

道路の幅に線の太さを対応させれば、わかりやすい地図になります。「図形の枠線」ボタンをクリックして「太さ」から線の太さを選びましょう。選択肢にない太さの線にするには、「その他の線」を選び、画面右側に表示される「図の書式設定」ウィンドウの「幅」で指定します。太い道路はこうして設定しましょう。

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【太い道路の場合】
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線を組み合わせて道路を作っていきます。同じ向きの線をコピー&ペーストし、幅を整えると作業が効率的です。線の選択時に両端に表示されるハンドルをドラッグして長さや傾き変え、よりわかりやすいものにしていきます。
目印として利用されることの多い線路を示すには、点線が便利です。「図形の枠線」ボタンをクリックして「実線/点線」から点線の種類を選ぶだけで簡単に設定できます。図は破線を選び、線の色を黒にした状態です。

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2 四角や丸で目印を作成

四角や丸などの図形も、描画方法は直線の場合と同じです。図形を選んでドラッグして描画します。

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枠線の色や太さの設定も線の場合と同じですので、こちらも調節して見栄えを整えましょう。塗りつぶしの色を変えるには、図形を選択した状態で「図形の塗りつぶし」ボタンをクリックして色を選びます。

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こちらの場合もコピー&ペーストで図形を増やすと枠線などの設定の手間が省けます。ドラッグでの移動、四隅のハンドルをドラッグしてのサイズ変更が可能ですので、大きさや配置を調節して目印を配置していきましょう。図の斜めの道に沿いにある四角のように角度を変えるには、図形選択時に上部に表示される丸いハンドルをドラッグします。

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目的地のみ色を変える、四角と丸を組み合わせて信号を表すなどすると、よりわかりやすい地図になります。

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テキストの挿入は配置の自由度がポイント

目印の図形に文字を入れるには、図形を右クリックして「テキストの追加」を選択、文字を入力するのがもっとも簡単な方法です。
ただし地図のように小さなスペースに文字を入れていく場合、図形に直接文字を入れた場合に生じる枠線と文字の隙間が邪魔になることも多々あります。そんな時は別のテキストボックスを図形の上に重ねるとより自在にテキストを配置できます。「書式」または「挿入」タブの「テキストボックス」ボタンをクリックし、描画したいテキストボックスを選択、ドラッグしてテキストボックスを作りましょう。

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図形の場合と同様の操作で枠線、塗りつぶしの色をともに「なし」に設定したら、図形の上に重ねて配置しましょう。図形が小さい場合は、図形外に文字を配置できるのもテキストボックスの便利な点です。

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完成図

このように単純な機能の組み合わせるだけで、十分に見やすい地図を作成できました。

最後に、描画キャンバスと中の図形のサイズをまとめて変えるには、枠線を右クリックして「描画のサイズ変更」を選択してからサイズ変更ハンドルをドラッグすれば、地図全体を好きな大きさに変更できます。

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このように、キャンパスごとサイズ変更が可能で、扱いやすい地図が作成できますので、文書の完成度を高める手法の一つとして活用してみてはいかがでしょうか。

 

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カテゴリー: Office Word

ローンや積み立てを楽々計算!財務関数で関数デビューしよう

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関数の利用方法をマスターすると、Excelの用途は大きく広がります。なんとなく難しそうに感じる「関数」ですが、普通の数式では手間がかかりすぎる計算も簡単にできる、一度入力さえしておけば数値を変えて何度も使えるなど、計算の苦手な人ほど重宝する機能です。そこで何かと気になる“お金”の計算に役立つ関数を例に、Excelの関数機能の使い方をご紹介します。

「関数の挿入」機能で簡単入力

関数は「=PMT(B3/12,B4,B2,0)」などのように「=関数名(引数)」という形式で入力する決まりですが、Excelには関数名を選んでセルをクリックしていくと自動的に入力できる「関数の挿入」という便利な機能があるので、正式な形式を覚えていなくても大丈夫です。今回は「関数の挿入」機能を使って、ローンの支払金額を算出する表を作っていきます。

1 関数を選択する

図は、200万円の車を年利2.5%、36回払いのローンで買う場合を想定した表です。「年利」のように「%」が必要な数値は、半角の「%」忘れずにつけましょう。
計算結果を算出したいセル(毎月の必要金額の隣)を選択して、「数式」タブの「関数の挿入」をクリックします。

【12‐6】ローンや積み立てを楽々計算!財務関数で関数デビューしよう_画面1

すると下の画面が現れます。「関数の検索」に関数名を入れるか、図のようにキーワードを入れるかして関数を検索しましょう。使いたい関数(図では「PMT」を選択して「OK」ボタンをクリックします。

【12‐6】ローンや積み立てを楽々計算!財務関数で関数デビューしよう_画面2

2 引数を指定する

OKボタンを押すと、選択していたセルに関数が入力され、図のように「関数の引数」画面が自動的に出てきます。関数名の後ろの( )は、計算に使う引数を入力する部分ですが、Excelではこの画面で各欄にセルや数値を入力すると関数内に反映できます。

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まずは「現在価値」を指定してみます。現在価値には残っているローンの金額を入れたいので、図の表の場合は「B2」セル内の数値です。「現在価値」の入力欄をクリックし、B2セルをクリックすると、B2セルが選択され図のように表示されます。

【12‐6】ローンや積み立てを楽々計算!財務関数で関数デビューしよう_画面4

同じ要領で「期間」と「利率」を指定します。ここでポイントとなるのが、支払回数と利率の単位を揃えるということです。図の場合、支払回数が月ごとなのに対し、利率は年利で入力されています。そこで利率の欄には「/12」と付け足して12で割ることで、月ごとの利率とします。ローンの残高が0になるまでの数値を求めるので、「将来価値」には「0」と入力します。こうして引数の指定が完了したら「OK」ボタンをクリックします。

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3 結果が算出された!

関数による計算結果が表示され、この条件では毎月「5万7723円」の支払いとなることがわかります。なお図の計算の場合、残金から毎月の支払額が減ることになるので「-○○」という形式で結果が表示されます。

【12‐6】ローンや積み立てを楽々計算!財務関数で関数デビューしよう_画面6

数式を一度入力すると、「借入金」「年利」「回数」の数値さえ変えれば、瞬時に計算結果に反映できるのが関数の便利なところです。支払回数を48回にしたらいくらになるか、購入する車を150万円にしたらいくらになるかなど、表内の数値を変えて試してみましょう。

いろいろな計算を楽しもう

このように「関数の挿入」機能を使えば、引数を記す順番や表記方法がわからなくても関数を入力できます。便利そうな関数を探してどんどん利用してみましょう。ローンの計算のように身近で興味を持てるものから始めてみると、敷居の高かった関数にも親しみが湧いてきます。難しい計算を瞬時に行う爽快さを楽しんでみましょう。

 

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カテゴリー: Excel Office

自分だけの快適環境をゲット!作業効率をアップさせるOfficeカスタマイズ術

Black Topre Realforce 105U keyboard

豊富な機能が魅力のOfficeのアプリケーションですが、そのすべてを使うことはほとんどありません。個々の利用状況に応じて、頻繁に使う機能は自ずと決まってくるものです。そんな“あなたにとっての重要機能”を集めたオリジナルのタブを作成できることを知っていますか? 自分なりに使いやすい環境を構築し、作業の効率をアップさせましょう。

使いたい機能を厳選!オリジナルタブを作成しよう

Officeのアプリケーションでは、通常のメニューの代わりに「リボン」から各機能を実行します。リボン内にはカテゴリごとのタブが設けられ、タブを切り替えることで関連する機能のボタンが表示される仕組みです。(↓Wordのリボン)

【12-3】自分だけの快適環境をゲット!作業効率をアップさせるOfficeカスタマイズ術_画面0

2010バージョン以降のOfficeでは、このリボンをカスタマイズしてオリジナルのタブを追加できます。利用頻度の高い機能を1つのタブにまとめる以外に、議事録用、ビジネスレター作成用というようによく行う業務ごとにタブを作るなどしても便利です。早速作り方を見ていきましょう。

1 タブの表示・非表示を切り替える

Wordの場合を例に挙げて、設定の仕方をご説明します。リボン上(どこでも可)で右クリックし、「リボンのユーザー設定」を選択すると次のような「Wordのオプション」画面が開きます。

【12-3】自分だけの快適環境をゲット!作業効率をアップさせるOfficeカスタマイズ術_画面1

画面右側にタブが一覧表示され、行頭のチェックを外すとタブを非表示にできることを、まず覚えておきましょう。不要なタブを非表示にするだけでも、リボンがすっきりし、使いやすさがアップします。

2 クリックと選択で簡単タブ作成

次に、新しいタブを追加してみましょう。タブの一覧でいずれかのタブを選択し、「新しいタブ」ボタンをクリックします。すると選択したタブのすぐ下に、新しいタブと新しいグループが同時に追加されます。なお、タブを選択して「新しいグループ」ボタンをクリックすると、既存のタブにグループのみを追加することも可能です。

【12-3】自分だけの快適環境をゲット!作業効率をアップさせるOfficeカスタマイズ術_画面2

作成されたタブを選択し、下にある「名前の変更」ボタンをクリックします。タブ名の設定画面が表示されるので、わかりやすい名前に変更しましょう。

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同じようにグループ名も「名前の変更」ボタンを使って変更しますが、タブの時とは異なる次のような画面が出ます。表示名のところに新たな名前を入れ、グループ用のアイコンを選択します。このアイコンはウィンドウの縮小などによりグループがアイコン化されたときに使われます。

【12-3】自分だけの快適環境をゲット!作業効率をアップさせるOfficeカスタマイズ術_画面4

3 リボンになかったコマンドも追加OK

作成したグループにコマンドを追加するには、まず左側の「コマンドの選択」で分類を選びます。例えば下のように、「リボンにないコマンド」を選択すると、リボン上には載っていないコマンドが一覧表示されます。

追加したいコマンドを選択してから、画面右側で追加先のグループを選択して「追加」ボタンをクリックします。追加されたコマンドはグループ名の下に表示されるので確認しましょう。

【12-3】自分だけの快適環境をゲット!作業効率をアップさせるOfficeカスタマイズ術_画面5

【12-3】自分だけの快適環境をゲット!作業効率をアップさせるOfficeカスタマイズ術_画面6

「リボンにないコマンド」を選んで追加すれば、通常のリボンにはなく、実行に手間のかかっていた機能をリボンから簡単に実行できるようになって便利です。

コマンドの追加操作を繰り返し、必要なコマンドを追加し終えたら、一番下の「OK」ボタンをクリック、見事リボン上にオリジナルのタブが作成されます。

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【12-3】自分だけの快適環境をゲット!作業効率をアップさせるOfficeカスタマイズ術_画面8

日々進化!究極のオリジナルタブを作っていこう

オリジナルタブを作ろう!と思い立ったものの、追加したいコマンドが意外と思い浮かばない。そんな場合も思い切ってタブを作ってしまいましょう。一度作成しておけば、手順3の方法で随時コマンドを追加できます。日々作業をする中で「これは追加したい!」と思うコマンドが出てきたら、その時点で追加すればOKです。もともとの設定にとらわれず、自分にとってより使い勝手の良い環境を求めて、カスタマイズを進めてみてはいかがでしょうか。

 

Photo: Some rights reserved by Adrián Pérez, flicker
photo credit: Adrián Pérez via photopin


カテゴリー: Office

資料も議事録も簡単スピードアップ! Wordで長文作成の3つのコツ

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編集したい箇所が探しにくい、目次がないと不便など、ページ数が多い文書の作成には独特の面倒さがあります。そんな面倒を簡単に片づける機能を知っているかいないかで、作業にかかる時間は大きく違ってきます。ページ数の多い文書の作成がグッと楽になるWordのコツを紹介しましょう。

階層分けで楽勝! Wordの役立ち機能をチェック

長文作成の肝となるのは、文字列を階層に分類できる「アウトラインレベル」機能です。設定したレベルを使えば、章単位や見出し単位での表示の切り替え、順序の入れ替え、目次の自動抽出といったことが可能です。レベル設定を中心に、長文作成におすすめの機能を見ていきましょう。

1 長文作成に最適なアウトライン表示を使おう

文字列にアウトラインレベルを設定するには「アウトライン表示」(「表示」タブの→「文書の表示」グループ→「アウトライン」をクリック)が便利です。「アウトライン」タブの左側には、現在の設定レベルとレベルを上下するためのボタンが配置されています。

実際にボタンを使い、レベルを下げてみましょう。図の2行目にカーソルを合わせて、「アウトライン」タブの「レベル下げ」ボタン(適用レベルの横にある「→」ボタン)をクリックします。「レベル1」が「レベル2」に変わるに伴い、文字のサイズと配置位置もレベルダウンします。

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【12-1】資料も議事録も簡単スピードアップ! Wordで長文作成の3つのコツ_画像2
この機能を使って、タイトル、見出し、小見出しなどの段階に合わせてレベルを設定すれば、文章の構成が一目でわかるようになります。

なお、本文部分には専用のレベルがあり、表示されているアウトラインレベルをクリックし、「本文」を選択すれば適用できます。
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文書内のすべての文字列にレベルを設定してみると、階層に分類されたことがよりわかりやすくなりました。
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こうしてレベルを設定した文字列は、行頭に表示されている+マークをダブルクリックするか、「アウトライン」タブの「レベルの表示」で表示レベルを選択すると、階層単位で表示、非表示を切り替えできます。

例えば次の図は、レベル3以下を非表示にした状態です。各章にどのような見出しがあるかが簡単に把握できる上、修正が必要な箇所だけを表示して素早く直すことができます。また、+マークをドラッグして移動すると、その下位のレベルに含まれる文字列もまとめて移動できるため、見出し1と見出し2の順序を内容も含めて入れ替えるといった編集がすぐできます。
【12-1】資料も議事録も簡単スピードアップ! Wordで長文作成の3つのコツ_画像5

2 目次は自動で抽出できる

1のようにレベルを設定しておけば、面倒な目次作成もあっという間にできるようになります。「参考資料」タブの「目次」から「ユーザー設定の目次」(Word2010では、「目次の挿入」)を選択して図の画面を開いてみましょう。ポイントは一番下の「アウトラインレベル」です。
例えば前出の図で、「章タイトル」と「見出し」を目次として書き出したいなら、「見出し」のレベルである「アウトラインレベル2」を指定します。こうしてレベルを指定するだけで、対応する内容を自動で抽出してくれます。
【12-1】資料も議事録も簡単スピードアップ! Wordで長文作成の3つのコツ_画像6

3 オマケの便利機能 付箋紙感覚でコメントを使う

長文の編集をしていると、気になった箇所、後から考えたい箇所などが出てきます。そうした箇所にコメントを付けておくと、後々作業がしやすくなります。対象の文字を選択し、「校閲」タブの「コメントの挿入」をクリックし、内容を入力しておきましょう。

挿入したコメントは、アウトライン表示では「変更履歴ウィンドウ」で、印刷レイアウト表示では余白の部分で確認できます。また「校閲」タブ内のボタンを使い、表示のオフや削除も可能です。

(アウトライン表示)
【12-1】資料も議事録も簡単スピードアップ! Wordで長文作成の3つのコツ_画像7

(印刷レイアウト表示)
【12-1】資料も議事録も簡単スピードアップ! Wordで長文作成の3つのコツ_画像8

アウトライン機能で企画もスピードアップ

ページ数の多い文書でも全体の構造が把握しやすいアウトライン表示は、文書の企画の時点から役立ちます。大まかな章立てをメモするところからぜひ利用しましょう。章の案を出し、必要な内容を見出しとして追加…とやっているうちに、文書のベースもでき上がり一石二鳥です。

 

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カテゴリー: Office Word ビジネス文書

聴衆をあっと驚かせるためのプレゼンツール10選

【11-4】聴衆をあっと驚かせるためのプレゼンツール10選

プレゼンは“分かりやすさ”が命です。そこで、単にユニークなだけではない、視覚的、内容的にもプレゼンが分かりやすくなるツールをご紹介します。

無料のイラスト・ダウンロードサイト

1.Human Pictogram2.0

非常口の“あの人”が活躍するイラストを、無料でダウンロードできます。
1_Human_Pictogram2.0
http://pictogram2.com/

2.Illust AC

ゆるキャラ中心の画像が豊富です。会員登録制をすれば無料でダウンロードできます。
2_Illust_AC
http://www.ac-illust.com/

3.Digipot

様々なシーンの4コマ漫画がダウンロードできます。セリフの無いバージョンもあります。事例説明に使えば、イラストや図の作成を省けて便利です。

3_ビジネス資料制作素材提供サイト_Digipot
http://www.digipot.net/

無料のオリジナルQRコード作成サイト

プレゼンの中で別のサイトを紹介する場合は、そのサイトのQRコードを配布資料に入れてみましょう。聴衆がその場でアクセスできるので、より分かりやすいプレゼンになります。

4.QArt Coder

写真やイラストからQRコードを作成。URLを入力して、写真やイラストをアップロードすれば自動的に作成してくれます。
4_QArt_Coder
http://research.swtch.com/qr/draw

5.Unitag

画像に写真やイラストを挿入したり、色をつけたりできます。次の3ステップで加工したQRコードを取得できます。

  • サイトのURLを入力する。
  • スタイルや色の設定と、挿入イラストのアップロードをする。
  • 完成したQRコードをダウンロードする

5_Unitag

初心者でも使いやすい画像編集ソフト

6.Photoscape

写真の明るさ調節、150種類以上のフレームによる加工など、様々な画像編集機能を使って加工できます。下のイラストはPower Pointでつくった楕円形画像もとに、Photoscapeで作成しました。
6_Photoscape
http://photoscape.softonic.jp/

優れものプレゼン関連ツール

7.フィンガープレゼンター「kokuyoseki(黒曜石)」

(コクヨS&T(株)製)

Power Point他のスライドの送り・戻しができる、黒い指輪型リモコンです。ペン型レーザーポインターに装着すれば、PCとポインターの操作が片手でできるので、発表者がプレゼンに集中できます。
http://www.kokuyo-st.co.jp/stationery/fp/

8.タッチパネル「UPIC CoCo (ユーピック ココ)」

(プラス(株)ステーショナリーカンパニー製)

次のような機能で、より強く聴衆に訴えることができます。

  • スクリーンに大きなポインターを表示。
  • デジタルペンを使って、スクリーン上でマーキングしながらプレゼンできる。スクリーン上で、部分的に明るくできる機能や、ズームできる機能もあり。

http://www.plus.co.jp/news/111107.html

やっぱり内容!

9.日本プレゼンテーション協会HP「プレゼンテーション評価テスト」

プレゼン内容全体をセルフチェックできるサイトです。プレゼンテーションの準備、練習、実行の各段階で重要なポイントを集めたチェックシートを使って、自分のプレゼン内容を客観的に評価し、改善点を見つけましょう。
http://www.presentation.or.jp/test.html

注目の新プレゼンツール

10.Prezi

プレゼンツールPreziは、Power Pointのようなソフトウェアではなく、登録制Webサービスです。SNSなどのオンライン上でシェアをすることもできます。そして、Power Pointとは全く異なる感覚のプレゼンツールです。

まずは、Prezi自身がPreziの作り方をプレゼンテーションしているスライドをご覧ください。
10_Prezi-1(スクリーンショット)
http://prezi.com/iwdhs681jp5j/prezi-boost-japan/

ひと続きの画面上を、なめらかに行き来しながら、ズームイン・ズームアウト、と思ったら新しい要素が出現!と、見たことのない動きにびっくりされたのではないでしょうか。どうしたらこのようなプレゼン画面が作成できるのか、簡単にご説明します。

Preziのプレゼン作成画面は、一枚の大きなボードになっていて、そのうえに伝えたいことを描いていきます。例えば、これまでの内容をPreziの画面上に配置してみます。
10_Prezi-2
配置が終わったら、画面を映していく順路=パス(path)を設定したり、ズームイン・ズームアウトの設定等をして完成。要領をつかめば簡単に作成できます。

このようにPreziは、1枚1枚のスライドで表現するPower Pointとは全く異なる、画期的なプレゼンツールです。

“「Power Point」と「Prezi」の関係”を他に例えるならば、
“「ホチキス留の社内資料」と「会議室のホワイトボード」の関係”、あるいは
“「ホチキス留の講義レジュメ」と「教壇の黒板」の関係”といったところでしょうか。

また、自由自在にズームイン・アウトができるので、
“顕微鏡を使って米粒に書く、あるいは米粒を読む感覚”とも、
“大きな壁画を書く、あるいは鑑賞する感覚”とも、表現できます。

これらの特徴から、Preziはプレゼンの全体像を把握するのに非常に便利です。

以上、種類もさまざまな10個のツールをご紹介してきました。いろんな視点から便利なツールを取り入れ、より分かりやすいプレゼンに作り上げていきましょう。

 

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カテゴリー: Office PowerPoint プレゼンテーション

作業効率が大幅UP!便利なショートカットキー一覧

【11-1】作業効率が大幅UP_便利なショートカットキー一覧

手がキーボードとマウスの間を行ったりきたり…。パソコン操作では当たり前の動きですが、動作上のタイムロスだけでなく、目線が外れたり、思考が途切れたりと作業効率を悪くします。

そこで活用したいのが、キーボードから機能を実行できるショートカットキーです。利用頻度の高いショートカットキーをマスターして、作業の無駄を減らしましょう!

覚えておきたい!便利なショートカットキーとは

ショートカットキーは便利なのですが、その数の多さからすべてを覚えるのは現実的ではありません。利用頻度の高いいくつかの機能を置き換えるだけで、十分にその効果を得られますので、ポイントを絞ってご紹介します。

1 面倒な画面切り替えも簡単、「画面操作」系ショートカット

Windowsのショートカットキーの中でも特に活用度の高い「画面操作」系のショートカットは、ぜひ覚えておきたいものの一つです。

<画面操作に役立つWindowsのショートカットキー>

Alt + TAB ウィンドウを切り替える
Alt + F4 アクティブウインドウを閉じる
Windows + D デスクトップを表示する
Windows + L Windowsをロックする

ウィンドウの切り替えは、「TAB」キーを押し続けながら「ALT」キーを何度か押すことで、開いているウィンドウの一覧から希望のウィンドウを選ぶこともできます。「Windows」+「D」キーでは、すべてのウィンドウが最小化されデスクトップが表示されます(再度押すと元に戻ります)。たくさん開いていればいるほど面倒になるウィンドウの切り替えが、かなり楽になりますので、ぜひ一度試してみてください。離席時にパソコンを素早くロックできるショートカットキーも職場ではとても重宝します。

2 対応アプリ多数、使いまわせる定番ショートカット

ショートカットキーはアプリケーションごとに設定されていますが、以下に挙げる動作のショートカットキーは、ほとんどのWindows用アプリケーションで共通しています。いろいろな場面で利用できるお得なショートカットキーですので、しっかりマスターしておきましょう。

Ctrl + C コピーする
Ctrl + V 貼り付ける
Ctrl + X 切り取る
Ctrl + Z 直前の操作を取り消す
Ctrl + Y 取り消した操作をやり直す
Ctrl + A すべてを選択する
Ctrl + F 検索する
Ctrl + S 上書き保存する
Ctrl + N 新規作成する

3 仕事の効率アップに必須!Officeのキー操作をチェック

機能が多彩なアプリケーションこそ、目当ての機能をすばやく実行できるショートカットキーの良さが活きます。ビジネスシーンの大定番Officeアプリケーションのお役立ちショートカットキーをチェックしておきましょう。

( )内に個別のアプリケーション名があるものは、そのアプリケーションに特化したものです。また、2で紹介した共通ショートカットキーは、Officeでも使用できます。

Ctrl + Shift + C 書式をコピーする
Ctrl + Shift + V 書式を貼り付ける
F12 名前を付けて保存
Ctrl + D すぐ上のセルの内容をコピーする(Excel)
Ctrl + R すぐ左のセルの内容をコピーする(Excel)
Shift + Space 行全体を選択する(Excel)
Ctrl + Space 列全体を選択する(Excel)
Ctrl +↓ 連続してデータが入力されたセルの内一番下のセルに移動する(Excel)
Ctrl +→ 連続してデータが入力されたセルの内一番右のセルに移動する(Excel)
Ctrl + E 文字を中央揃えにする(Word)
Ctrl + R 文字を右揃えにする(Word)
F5 プレゼンテーションを開始する(PowerPoint)
Ctrl + G グループ化する(PowerPoint)
Ctrl + Shift + G グループ化を解除する(PowerPoint)

またOfficeでは、「アクセスキー」という機能も覚えておくと便利です。アクセスキーとは、対応するキーを押すことでタブの表示やタブ内の機能の実行ができる機能です。

「利用したいタブを表示するアクセスキー」→「実行したい機能用のアクセスキー」というように対応するキーを順に押す点が異なりますが、キーボード押して機能を実行する点はショートカットキーと同じです。

「ALT」キーを押すと、各タブ・ボタンに対応するアクセスキーがヒントとして表示されるので、キーを覚えていなくても使える点が魅力です。

ショートカットキーを少しずつ取り入れて効率UPをめざす

キーボードで操作を完結させる最大の目的は、作業の“スピードアップ”です。ショートカットキーを使うことを意識し過ぎて作業が疎かになるのは本末転倒。覚えやすいものから、少しずつでいいので使い始めてみるのがおすすめです。脱マウスを目指し、ぜひ活用してみましょう。


カテゴリー: Office Windows

プレゼン力UP!パワポのグラフを見やすくする6つのコツ

【11-3】プレゼン力UP!パワポのグラフを見やすくする6つのコツ_画像
プレゼンテーションにおいて、相手を納得させるための数値の提示は欠かせません。グラフの質をアップさせ、より説得力のあるプレゼン作りに役立てましょう。ポイントを押さえてひと手間加えるだけで、パワーポイントのグラフをグッと見やすくできます。

グラフを見やすくするためには・・・

ワンランク上のグラフを作成するために、使えるコツを6つご紹介します。

1 「色彩を統一」は基本中の基本

全体の印象を壊さない色調の統一は、見栄えの良いスライド作りの基本です。エクセルファイルや他のスライドからコピーしたグラフを使う時は、スライドのデザインやテキストに合うよう色味を整えるのを忘れずに。センスに自信がない…というときは、スライドに適用されているテーマの配色をチェック。そこにある色を使えばOKです。

【11-3】プレゼン力UP!パワポのグラフを見やすくする6つのコツ_画面ショット1-1↓ ↓ ↓ ↓
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2 実は邪魔?要素を減らして見やすさアップ

パワーポイントでグラフを作ると、各種数値や目盛、グラフタイトルなど多くの要素が自動で表示されますが、これらの情報は必ずしも必要なわけではありません。プレゼン時のスライドの表示時間には限りがあるため、重要なポイントを直観的に把握できるグラフ作りが大切です。

例えば棒グラフであれば、数値の推移や大小は棒の長さを見ればわかります。細かな目盛や項目ごとの数値があることで、逆に見にくい場合もあるのです。必要不可欠な要素以外を思い切って削除してみると、すっきりと見やすいグラフになります。

3 簡単!差がつく色使い

美しさだけでなく、わかりやすさアップにも色の効果は利用できます。敢えて一色のグラフを作り、目立たせたい項目のみ色を変えるのは簡単かつ有効な手法です。
【11-3】プレゼン力UP!パワポのグラフを見やすくする6つのコツ_画面ショット3-1

また色自体に意味を持たせた配色にすると、より直観的に情報を得られるグラフになります。下図のように回答に直結する色を使う以外にも、会社や製品のイメージカラーを使う、選択肢のイメージに似合う色を使うといった方法があります。【11-3】プレゼン力UP!パワポのグラフを見やすくする6つのコツ_画面ショット3-2

4 図形機能でポイントを強調

注目してほしいポイントを強調すると、より視認性の高いグラフになります。たとえば折れ線グラフであれば、重要なポイントを丸で囲む、吹き出しを描いてコメントを追加する、分岐点となる数値に目立つ色で補助線を入れるなど、ちょっとした工夫で高い効果が得られます。パワーポイントの図形描画機能を使えば丸や吹き出しも簡単に挿入できます。
【11-3】プレゼン力UP!パワポのグラフを見やすくする6つのコツ_画面ショット4

5 数値の入れ方を一工夫

グラフ上に具合的な数値を添えると、よりわかりやすい資料になります。数値を添える際には、読みやすい文字の大きさになっているか、数値を入れすぎて見やすさを損なっていないか、などに注意しましょう。強調したい数値のフォントを他より大きくするなど、自然に相手の注意を引くこともできます。

なお、数値の追加にはテキストボックス機能の利用がおすすめです。自由な配置・サイズで文字を挿入できるので、ドーナツグラフの中央に数値をプラスするといったことも簡単です。
【11-3】プレゼン力UP!パワポのグラフを見やすくする6つのコツ_画面ショット5

6 凡例をグラフに重ねる

凡例をグラフと一体化させると、より素早く情報を把握できるグラフになります。円グラフなら各パイの中に文字を入れる、折れ線ならそれぞれの線の近くに線と同色で項目名を書き込むなどしてみましょう。この場合も文字を自由に配置できるテキストボックス機能を使うと便利です。
【11-3】プレゼン力UP!パワポのグラフを見やすくする6つのコツ_画面ショット6

コツを掴んだら実践あるのみ!

今回紹介したコツは、どれも簡単な操作で実行できます。高度な技術や知識を使わなくてもプレゼンテーションの質を向上できますので、ぜひ活用してみてください。まずは1つ、内容に応じて組み合わせて、と試していくうちに、より見やすいグラフが作り出せるはずです。


カテゴリー: Office PowerPoint プレゼンテーション